Starszy specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- okresowe spiętrzenie zadań

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
narzędzia i materiały pracy – komputer i inne urządzenia biurowe,
możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Zakres zadań

• Realizuje zadania związane z zatrudnianiem pracowników w ministerstwie i trwaniem stosunku pracy, w tym w szczególności: kompletuje dokumentację pracowników, zakłada i prowadzi teczki akt osobowych z uwzględnieniem upoważnień i pełnomocnictw, przygotowuje dokumentację związaną z nawiązaniem i trwaniem stosunku pracy w celu przekazania pracownikom oraz komórce finansowo-księgowej, prowadzi ewidencję czasu pracy. Podczas realizacji tego zadania obsługuje elektroniczną bazę danych kadrowych o pracownikach ministerstwa.
• Realizuje zadania związane z ustaniem zatrudnienia pracownika w ministerstwie, przygotowuje stosowne pisma w celu uzupełnienia dokumentacji w aktach osobowych oraz w celu przekazania informacji do komórki finansowo-księgowej. Ustala prawo do emerytury i renty pracowników w danym roku budżetowym, przygotowuje dokumentację w sprawach emerytalno-rentowych pracowników w celu przekazania jej do ZUS. Archiwizuje teczki akt osobowych w celu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Podczas realizacji tego zadania obsługuje elektroniczną bazę danych kadrowych o pracownikach ministerstwa.
• Bierze udział w tworzeniu projektów wewnętrznych regulacji i usprawnień, mających na celu optymalizację polityki kadrowej ministerstwa, takich jak np. projekty procedur, regulaminów, kwestionariuszy i inne.
• Weryfikuje i ewidencjonuje czas pracy i absencje pracowników, ustala uprawnienia pracowników do urlopów (w tym wypoczynkowego, macierzyńskiego, wychowawczego i in.), realizuje zadania związane z udzieleniem przez pracodawcę zgody na indywidualny czas pracy, ustala uprawnienia pracowników do nagród jubileuszowych, dodatków stażowych, służby cywilnej i innych świadczeń. Podczas realizacji tego zadania obsługuje elektroniczną bazę danych kadrowych o pracownikach ministerstwa.
• Prowadzi sprawy wynikające ze stosunku pracy kadr kierowniczych jednostek podległych Ministrowi Edukacji Narodowej lub przez niego nadzorowanych, przygotowuje pisma i decyzje w tym zakresie w celu przekazania informacji pracownikom, komórkom finansowo-księgowym podległych jednostek oraz departamentom nadzorującym. Gromadzi, przechowuje i archiwizuje dokumentację.
• Bierze udział w przygotowaniu informacji z zakresu stanu i ruchu kadrowego, wynagrodzeń oraz czasu pracy na potrzeby sprawozdawczości i kontroli, w celu przekazania ich odpowiednim komórkom organizacyjnym MEN, Kierownictwu MEN oraz innym podmiotom zewnętrznym, tj. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Główny Urząd Statystyczny, Centrum Informatyczne Edukacji. Ponadto przekazuje informacje o zatrudnionych w urzędzie pracownikach na stanowiskach wymagających kwalifikacji pedagogicznych w celu zapewnienia aktualizacji Systemu Informacji Oświatowej. Podczas realizacji tego zadania obsługuje elektroniczną bazę danych kadrowych o pracownikach ministerstwa oraz elektroniczną bazę SIO.
• Realizuje zadania związane ze zgłaszaniem, wyrejestrowywaniem oraz dokonywaniem zmian w zgłoszeniach pracowników Ministerstwa do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w celu przekazania aktualnej informacji dla ZUS i komórki finansowo-księgowej. Podczas realizacji tego zadania obsługuje komputerowy program Płatnik i Płatnik-przekaz elektroniczny.
• Wykonuje zadania związane z reklamowaniem od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w przypadku mobilizacji i w czasie wojny oraz zawiadamia wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w obsłudze kadrowej

• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość przepisów ustawy o służbie cywilnej oraz aktów wykonawczych
• znajomość przepisów ustawy o pracownikach urzędów państwowych
• znajomość przepisów prawa pracy
• znajomość przepisów emerytalno-rentowych, z zakresu ubezpieczeń społecznych
• znajomość przepisów oświatowych w zakresie związanym z zatrudnianiem na stanowiskach kierowniczych jednostek systemu oświaty
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie przepisów ogólnych, załatwiania skarg i wniosków oraz wydawania decyzji administracyjnych i zaświadczeń
• umiejętność obsługi arkusza kalkulacyjnego
• samodzielność
• umiejętność organizacji pracy własnej
• rzetelność i terminowość
• umiejętność argumentowania
• umiejętność współpracy
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• wykształcenie wyższe magisterskie lub studia podyplomowe z zakresu prawa pracy
• szkolenia w zakresie kadrowo-płacowym
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• znajomość ustawy - Karta Nauczyciela