Główny specjalista/główna specjalistka

Warunki pracy

Budynek przy ul. Stefana Batorego 5:

Wejście do budynku od strony ul. Rakowieckiej 2a w Warszawie (Biuro Przepustek) wyposażone w windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych.

Wejście do budynku przy ul. Stefana Batorego 5 wyposażone w podjazd dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość ciągów komunikacyjnych i drzwi wewnętrznych dostosowane są do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Wewnątrz budynku znajdują się windy ułatwiające poruszanie się. Na parterze i piętrach: I, II, III i IV  (z pięciu pięter budynku) znajdują się łazienki dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• 
  
• praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
  
• wysiłek fizyczny,
  
• warunki pracy typowe dla pracy w archiwum.
  

Zakres zadań

• Przyjmuje materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną do zasobu archiwalnego w postaci papierowej oraz elektronicznej, w tym sprawdza prawidłowość i kompletność akt spraw, zapisów na spisach zdawczo - odbiorczych z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, ewidencjonuje przyjmowaną dokumentację papierową i elektroniczną.
• Opracowuje materiały archiwalne, w tym wyodrębnienia i formułuje zespół archiwalny, systematyzuje archiwalia wewnątrz zespołu, formuje jednostki archiwalne, opisuje materiały archiwalne.
• Prowadzi kwerendy w zasobie archiwalnym i udostępnia materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną dla potrzeb służbowych komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz podmiotów zewnętrznych, aktualizuje ewidencję archiwum dotyczącą udostępnianych akt, w tym bazy danych "Wypożyczenia".
• Prowadzi instruktaż i konsultacje dla pracowników Ministerstwa w zakresie stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej, prawidłowego porządkowania dokumentacji podlegającej przekazaniu do archiwum, w tym dokumentów elektronicznych podlegających archiwizacji module archiwalnym EZD.
• Przygotowuje i opracowuje teczki aktowe do udostępnienia, wykonuje i wydaje kopie, odpisów, wypisów i wyciągów z dokumentacji zgormadzonej w archiwum.
• Przyjmuje do zasobu archiwum, obsługuje składy chronologiczne oraz składy informatycznych nośników danych przekazanych do zasobu archiwum.
• Sporządza pomoce ewidencyjno-informacyjne do opracowanych materiałów archiwalnych, weryfikuje i wprowadza w ewidencjach archiwum dane dotyczące materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, sprawdza ich kompletność.
• Rozmieszcza w pomieszczeniach magazynowych przekazane materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną Ministerstwa, właściwie je oznakowuje i zabezpiecza.

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wykonawczych.
• Umiejętność porządkowania, ewidencjonowania oraz technicznego zabezpieczania dokumentacji.
• Znajomość rozwoju form kancelaryjnych, systemów kancelaryjnych oraz kryteriów wartościowania dokumentacji.
• Znajomość przepisów w zakresie postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne.
• Umiejętność myślenia analitycznego, orientacja na klienta, umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych.
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów, umiejętność współpracy, skutecznego komunikowania się, rzetelność, gotowość do doskonalenia zawodowego.
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „ściśle tajne” (na etapie składania dokumentów istnieje możliwość złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego dotyczącego dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”).
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Szkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych krajowych, Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego, Unii Europejskiej i Europejskiej Agencji Kosmicznej.
• Studia podyplomowe w zakresie archiwalnym.
• Kurs kancelaryjno archiwalny I i II stopnia.
• Wiedza w zakresie historii ustroju administracji państwowej i formacji podległych ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych.