Główny Specjalista w Biurze Administracji

Opis stanowiska

• zarządzanie powierzchnią biurową i magazynową wynajmowaną przez Agencję w tym:
  • analiza potrzeb lokalowych komórek organizacyjnych i przygotowanie propozycji zmian rozmieszczenia komórek na powierzchni;
  • optymalizacja powierzchni i przedstawianie koncepcji jej zagospodarowywania;
  • weryfikacja wniosków o dodatkową powierzchnię;
  • aktualizacja planów budynku w zakresie rozmieszczenia komórek organizacyjnych na wynajmowanej powierzchni;
  • prowadzenie szczegółowego zestawienia powierzchni z podziałem na rodzaje pomieszczeń itp.;
  • realizacja zadań w zakresie zapewnienia dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami;
  • realizacja zadań w zakresie prawidłowego oznakowania w budynku, tabliczki informacyjne, kierunkowe i przydrzwiowe;
  • przygotowywanie koncepcji przeprowadzek;
• nadzorowanie postanowień umowy najmu związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa fizycznego i środowiskowego w zakresie:
• systemu kontroli dostępu m.in. analiza i weryfikacja rozmieszczenia punktów kontroli, wnioski o dodatkowe bramki i wyznaczania dodatkowych stref dostępu;
• monitoringu m.in. rozmieszczenie kamer, wnioski o przekazywanie nagrań;
• ochrony fizycznej;
• systemów alarmowych,
• zgłaszanie i obsługa incydentów bezpieczeństwa informacji;
• współpraca z Wynajmującym w sprawach związanych z administrowaniem powierzchnią biurową m.in.:
  • opracowanie i przekazanie rocznego harmonogramu przeglądów okresowych budynku oraz dbanie o terminową realizację harmonogramu;
  • zarządzanie miejscami parkingowymi, ustalanie zasad korzystania z miejsc, aktualizacja przydziału, prowadzenie zestawienia miejsc parkingowych i pilotów;
  • analiza i zgłaszanie konieczności wykonania prac remontowych w związku z utrzymaniem właściwego stanu technicznego i estetycznego wyglądu budynku oraz ustalenie sposobu wykonania prac, zgłaszanie nieprawidłowości;
  • zapewnieniem bezpieczeństwa energetycznego budynku, monitorowanie awarii;
  • z przeprowadzaniem próbnej ewakuacji, prowadzenie i aktualizowanie listy koordynatorów ewakuacji, wyznaczania stref i zapewnienie szkoleń;
  • ustalaniem sposobu wykonywania usługi sprzątania w pomieszczeniach biurowych i magazynowych;
  • zgłaszanie konieczności wykonania niezbędnych prac porządkowych m.in. pranie wykładziny, mycie okien;
• pozostałe zadania związane z zajmowanym stanowiskiem:
  • udział w tworzeniu i aktualizacja dokumentów związanych z bezpieczeństwem fizycznym budynku w tym Regulamin Administracyjny Budynków, Procedura Bezpieczeństwa Informacji;
  • przygotowywanie wkładu do dokumentów związanych z przeprowadzeniem postępowań o zamówienie publiczne m.in. szacowanie wartości zamówienia w zakresie określenia potrzeb lokalowych, opis przedmiotu zamówienia, przygotowanie analiz i propozycji odpowiedzi na pytania w postępowaniu;
  • opiniowanie zarządzeń i procedur;
  • udział w tworzeniu bazy zamówień publicznych, planowania budżetu, rejestru ryzyk i innych dokumentów związanych z realizacją zadań sekcji;
  • dokonywanie zakupów BZU i zakupów gotówkowych (m.in. związanych z oznakowaniem budynku, tyflomapy, tabliczki przydrzwiowe, dekoracje i wyposażenie).

Wymagania

Oczekujemy (wymagania konieczne):

• wykształcenia wyższego w zakresie administracji lub gospodarki nieruchomościami lub zarządzania nieruchomościami;
• minimum 3 lat doświadczenia na stanowisku wymagającym doradztwa lub zarządzania nieruchomościami;
• znajomości zagadnień z zakresu prawa budowlanego, kodeksu cywilnego;
• bardzo dobrej znajomości pakietu MS Office;
• bardzo dobrej znajomości języka polskiego w mowie i piśmie;
• bardzo dobrej organizacji pracy;
• podstawowej znajomości języka angielskiego.

Dodatkowo (wymagania pożądane):

• umiejętność tworzenia planów, analiz i raportów w tym w finansowo-budżetowych;
• samodzielność w poszukiwaniu i proponowaniu rozwiązań;
• doświadczenie w wykorzystywaniu systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją lub prowadzenia dokumentacji w oparciu o przepisy kancelaryjne.

Oferujemy

• umowę o pracę
• premię regulaminową
• prywatną opiekę medyczną
• grupowe ubezpieczenie na życie
• szkolenia
• atrakcyjną lokalizację
• wydarzenia integracyjne
• programy socjalne