Główny specjalista

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa polegająca m.in. na opracowywaniu dokumentów, obsłudze urządzeń biurowych. Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin, oświetlenie naturalne i sztuczne.

Realizacja zadań związana z:

• 
  
• krajowymi lub zagranicznymi wyjazdami służbowymi
  
• zagrożeniem korupcją
  
• stresem związanym z kontaktami z osobami prowadzącymi audyt/kontrole w archiwum zakładowymi oraz wykonującymi ekspertyzy archiwalne
  
• kurz, pył, czynniki biologiczne (roztocza)
  

Wejście do budynku „A" i „D" jest przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością. Węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne, platformy podjazdowe na schodach oraz windy przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością, mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu.

W budynkach nie występują szkodliwe czy niebezpieczne warunki pracy.

Zakres zadań

• sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych przez pracowników Państwowej Agencji Atomistyki, w tym: opracowuje pisma wyjaśniające i udziela bieżących konsultacji pracownikom Państwowej Agencji Atomistyki z zakresu instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i procedur do systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
• organizuje coroczną kontrolę prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt, w tym: opracowuje harmonogram kontroli, analizuje wyniki przeprowadzonej kontroli, przedstawia Dyrektorowi Generalnemu propozycję zaleceń i działań naprawczych oraz sporządza roczne sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego
• prowadzi szkolenia pracowników w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz porządkowania spraw zarówno w wersji papierowej i elektronicznej
• prowadzi ewidencję archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami w tym koordynuje czynności kancelaryjne i proces archiwizacji w PAA oraz raportuje przełożonym o stanie zasobów magazynów archiwalnych, zgodnie z obowiązującymi standardami
• selekcjonuje materiały archiwalnej (kat.A) w postaci papierowej i elektronicznej w systemie EZD PUW, która winna zostać przekazana do archiwum państwowego a następnie podejmuje działania przygotowawcze celem przekazania zasobu do archiwum państwowego; Selekcjonuje materiały niearchiwalnej (kat.B), w postaci papierowej i elektronicznej w systemie EZD PUW, których okres przechowywania upłynął a następnie podejmuje działania w przygotowaniu wniosku do archiwum państwowego o wydanie zgodny na brakowanie
• udziela wyjaśnień z zakresu obsługi archiwum zakładowego pracownikom komórek organizacyjnych PAA, audytorom, kontrolerom zewnętrznym, ze szczególnym uwzględnieniem kontroli właściwego archiwum państwowego sprawującego nadzór nad dokumentacją zgromadzoną w Państwowej Agencji Atomistyki
• uczestniczy w tworzeniu, zmianie i uzupełnianiu normatywów archiwalno-kancelaryjnych oraz opracowywaniu wewnętrznych regulacji związanych z archiwizacją dokumentacji
• przygotowuje dokumentację postepowań o udzielenie zamówień publicznych i postępowań zakupowych w zakresie zadań wydziału oraz zastępowanie pracowników kancelarii ogólnej

Wymagania niezbędne

• przeszkolenie - kurs kancelaryjno-archiwalny I lub I i II stopnia uprawniający do prowadzenia archiwum zakładowego lub studia podyplomowe z zakresu archiwistyki, historii ze specjalnością archiwistyka lub zarządzania dokumentacją
• szczególne uprawnienia - poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na poddanie się zwykłemu postepowaniu sprawdzającemu
• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• znajomość rozporządzenia w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• znajomość rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
• zaawansowana umiejętność obsługi systemu Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW)
• umiejętność porządkowania, ewidencjonowania oraz technicznego zabezpieczania dokumentacji
• umiejętność dobrego organizowania pracy własnej
• umiejętność współpracy w zespole
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe