Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- obciążenie mięśniowo – szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych,
- praca administracyjno – biurowa przy użyciu urządzeń, takich jak: komputer, drukarka, kserokopiarka,
- praca wymagająca przemieszczania się po budynku, utrudniona dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich ze względu na samozamykające się drzwi,
- horyzont czasowy planowania –do 1 miesiąca,
- kontakty zewnętrzne kilka razy dziennie z innymi Oddziałami, urzędami administracji państwowej, instytucjami publicznymi, wykonawcami robót i innymi przedsiębiorstwami oraz interesantami w celu uzgodnień terminów spotkań dyrektorów i wykonania innych doraźnych poleceń zleconych do załatwienia przez dyrektorów.
Z klientami (petentami) zewnętrznymi, w zależności od rodzaju rozpatrywanej sprawy, w celu skontaktowania z odpowiednim pracownikiem, rzadkie kontakty z obcokrajowcami.
Z przedstawicielami poczty i kurierami, w celu przyjęcia i nadania korespondencji służbowej.
-permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa).
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- stanowisko pracy zlokalizowane w pomieszczeniu biurowym sekretariatu z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
- podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy z oprogramowaniem,
- budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, budynek posiada windę, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, jednakże nie są przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.
Zakres zadań
- przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do podpisu i dekretacji dyrektorowi oraz jego zastępcom,
- prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami,
- obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału,
- przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi,
- redaguje pisma dyrektora Oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli,
- archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora Oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych .
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego
- umiejętność obsługi komputera – pakiet MS Office,
- kompetencje: wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, zorientowanie na osiągnięcie celów, organizacja pracy, współpraca, komunikacja,
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- przeszkolenie- kurs obsługi sekretariatu, przeszkolenie z programu w zakresie ewidencji korespondencji,
- szczególne uprawnienia: poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.