Inspektor

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa polegająca m.in. na opracowywaniu dokumentów, obsłudze urządzeń biurowych. Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin, oświetlenie naturalne i sztuczne.

Realizacja zadań związana z:

• 
  
• stres związany z organizacją spotkań i kontaktami zewnętrznymi oraz konieczność pogodzenia wielu obowiązków (praca wielotorowa)
  

Wejście do budynku „A" i „D" jest przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością. Węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne, platformy podjazdowe na schodach oraz windy przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością, mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu.

W budynkach nie występują szkodliwe czy niebezpieczne warunki pracy.

Zakres zadań

• zapewnia obsługę sekretariatu Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, prowadzi kalendarz spotkań, organizuje spotkania, narady i wyjazdy służbowe, przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne. Obsługuje spotkania i narady służbowe. Przyjmuje gości
• prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych. Przygotowuje projekty standardowych pism oraz notatek i informacji. Prowadzi sprawy w Systemie Elektronicznym Zarządzania Dokumentacją wraz ze skrzynką urzędową e-PUAP
• współpracuje z sekretariatami innych, komórek organizacyjnych w zakresie zapotrzebowania materiałowego/spożywczego na cele departamentu oraz innych sekretariatów w zakresie materiałów reprezentacyjnych oraz drobnego wyposażenia/materiałów. Przygotowuje wnioski zakupowe związane z realizacją zadań
• przyjmuje od pracowników zapotrzebowania na pieczątki i wizytówki. Zamawia pieczątki i wizytówki oraz prowadzi rejestr/ewidencję pieczątek
• prowadzi sprawy związane z zamówieniami prasy oraz innych czasopism i publikacji w urzędzie
• rozlicza faktury wynikające z przydzielonych zadań
• przyjmuje korespondencję kierowaną do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestruje w systemie obiegu dokumentów oraz nadzoruje obieg korespondencji poza sekretariatem
• wykonuje inne prace pomocnicze i organizacyjne w tym m.in. monitoruje nieobecności pracowników

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• rzetelność i terminowość
• komunikatywność, w tym umiejętność poprawnego formułowania myśli w mowie i na piśmie
• łatwość w nawiązywaniu kontaktów, wysoka kultura osobista
• umiejętność współpracy w zespole
• umiejętność organizacji pracy własnej
• umiejętność negocjacji
• umiejętność rozwiązywania problemów
• dokładność i dbałość o szczegóły
• radzenie sobie w sytuacjach stresujących
• umiejętność obsługi komputera, w tym pakietu MS Office, Internetu
• umiejętność obsługi systemu klasy EZD oraz umiejętność prowadzenia spraw w systemie klasy EZD
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe