Office and Administration Assistant

Opis stanowiska

Do naszego biura Chemgineering International w Gdańsku, które zajmuje się realizacją światowych projektów projektowo-budowlanych, poszukujemy zmotywowanego i doświadczonego pracownika na stanowisko:

Asystentki biura i administracji

Twoje zadania

• Wsparcie w zarządzaniu procesów biura (nadzorowanie jego poprawnego i wydajnego funcjonowania)
• Obowiązki recepcji – powitanie i wsparcie gości, zarządzanie  korespondencją i przesyłkami
• Współbudowanie pozytywnej atmosfery pracy – dbanie o komunikację z naszymi pracownikami, odpowiadanie na ich zapytania i prośby
• Zamawianie materiałów biurowych i sprzętu, utrzymywanie odpowiedniego poziomu zapasów, składanie zamówień w razie potrzeby oraz badanie nowych ofert i dostawców
• Składanie zamówień na szkolenia i materiały dla pracowników itp.
• Organizowanie podróży krajowych i międzynarodowych, w tym rezerwacje lotów, hoteli i wynajmu samochodów
• Wsparcie HR (obsługa formularzy HR, przygotowywanie planów urlopów, zestawień dot. czasu pracy itp.) i księgowości (wyjaśnienia kosztów, dostarczanie niezbędnej dokumentacji, wystawianie dokumentów sprzedaży itp.)
• Przygotowywanie i redagowanie dokumentów i zapisów, kopiowanie, skanowanie itp.
• Udział w planowaniu i organizacji wydarzeń firmowych i biurowych, w tym spotkań, konferencji i szkoleń
• Zapewnienie innego wsparcia administracyjnego i wspieranie dodatkowych zadań w razie potrzeby
• Zastępowanie Head of Administration pod jego nieobecność.

Wymagania

• Co najmniej 2-letnie doświadczenie na stanowisku Asystenta Biura i Administracji lub pokrewnym
• praktyczna znajomość procesów administracji biurowej
• Ukończone studia wyższe korelujące ze stanowiskiem pracy
• Bardzo dobre umiejętności w mowie i piśmie w języku angielskim (dodatkowy atut: język niemiecki, rosyjski, inne)
• Kreatywność , motywacja, determinacja, energiczność
• Doskonałe umiejętności organizacyjne oraz zarządzania czasem 
• Doskonałe zdolności interpersonalne oraz komunikacyjne
• Doskonałe umiejętności w zakresie obsługi komputera i urządzeń biurowych w tym w szczególności MS Office (MS Word, MS Excel, Outlook, PowerPoint)

Oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę
• Premię roczną uzależnioną od wyników pracy (w wysokości pełnego wynagrodzenia)
• Prywatną opiekę medyczną
• 30 dni urlopu wypoczynkowego
• Bezpłatne lekcje języka angielskiego
• Ciekawą pracę, pełną wyzwań w międzynarodowej, dynamicznie rozwijającej się firmie