Podreferendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1. Nietypowe godziny pracy.
2. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

Zakres zadań

• Przyjmowanie korespondencji kierowanej do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestrowanie w systemie obiegu dokumentów korespondencji dot. spraw pracowniczych oraz nadzorowanie obiegu korespondencji poza sekretariatem w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w komórce organizacyjnej
• Przygotowywanie pisma przeznaczonego do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdzanie, czy pismo jest parafowane i zawiera odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazywanie do kancelarii/osoby, która prowadzi sprawę/osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę w celu wysłania do adresata
• Prowadzenie kalendarza spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizowanie spotkań, narad i wyjazdów służbowych kierującego oraz przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych w celu zapewnienia właściwej obsługi kierującego komórką organizacyjną
• Prowadzenie wykazu spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowanie kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy
• Przygotowywanie projektów standardowych pism oraz notatki i informacje w celu wsparcia kierującego komórką organizacyjną w bieżącej pracy
• Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych, w tym m.in. monitorowanie nieobecności pracowników, prowadzenie kalendarza praktyk i staży w komórce organizacyjnej oraz przyjmowanie i nadawanie faksów w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania komórki
• Ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych stosownie do obowiązujących. Kierowanie interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników. Zadanie realizowane w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania komórki organizacyjnej

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w pracy biurowej

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Umiejętności: dobra organizacja pracy własnej, hierarchizowanie prac, łatwość komunikacji, współpraca/obsługa klienta
• Sumienność, dokładność, terminowość
• Wysoka kultura osobista
• Dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla sekretarki-asystentki)
• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych
• Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórek organizacyjnych MSZ
• Umiejętności: praca pod presją czasu, radzenie sobie ze stresem i rozwiązywanie konfliktów