Podreferendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
1.       Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).

2.       Zagrożenie korupcją.

3.       Permanentna obsługa klientów zewnętrznych(spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

Zakres zadań

• Przekazywanie Ministrowi zarejestrowanych w kancelarii i odpowiednio przygotowanych przez właściwy merytorycznie wydział materiałów oraz przekazywanie ich zwrotnie po otrzymaniu od Ministra
• Prowadzenie kalendarza wyjazdów, spotkań i innych zobowiązań Ministra we współpracy z dyrektorem i właściwym merytorycznie wydziałem
• Realizowanie połączeń telefonicznych; kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych jednostek organizacyjnych; gromadzenie niezbędnych dla kontaktów Ministra SZ informacji o osobach, urzędach, instytucjach i organizacjach
• Prowadzenie terminarza załatwianej korespondencji; sporządzanie pism, sporządzanie kopii materiałów, przepisywanie tekstów, wysyłanie faksów lub poczty elektronicznej, skanowanie
• Obsługa dokumentów niejawnych na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych dotyczących obiegu informacji niejawnych
• Dbanie o zapewnienie recepcji podczas spotkań w gabinecie/ saloniku, zgłaszanie gości

Wymagania niezbędne

• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• Znajomość: struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej, zasad protokołu dyplomatycznego w tym korespondencji dyplomatycznej, ustawy o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych, podstawowa wiedza dotycząca zakresu działania Ministra SZ
• Umiejętność: współpracy, argumentowania (w tym asertywności)
• Zorientowanie na osiąganie celów, samodzielność i inicjatywa, orientacja na klienta, odporność na stres
• Dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie: protokołu dyplomatycznego, w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki)
• Znajomość innego niż angielski języka obcego na poziomie B2
• Biegła znajomość programu Microsoft Outlook