Podreferendarz

Warunki pracy

• praca administracyjno-biurowa,


• umiejętność organizacji pracy własnej,


• umiejętność pracy pod presją czasu,


• zagrożenie korupcją,


• stały kontakt z urzędami i instytucjami zewnętrznymi oraz komórkami organizacyjnymi CLKP,

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• naturalne i sztuczne oświetlenie,


• wymuszona pozycja ciała,


• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę,


• zagrożenia związane z przemieszczaniem się ludzi.

Zakres zadań

• obsługuje sekretariat Wydziału Badań Daktyloskopijnych i Traseologicznych CLKP oraz realizuje zadania sekretarsko-biurowe zlecane bezpośrednio przez Naczelnika Wydziału;
• obsługuje skrzynkę mailową sekretariatu, dokonuje wstępnej analizy dokumentacji przekazanej do sekretariatu Wydziału, rejestruje dokumenty oraz przygotowuje dla Naczelnika zwięzłe informacje w tym zakresie w celu wsparcia bieżącej pracy Wydziału oraz zapewnienia właściwego nadzoru nad dokumentami;
• sporządza bieżące materiały na potrzeby Naczelnika, opracowuje pisma, prowadzi teczki tematyczne w celu wsparcia bieżącej pracy Wydziału oraz zapewnienia właściwego nadzoru nad dokumentami;
• będzie odpowiedzialna za przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom i funkcjonariuszom komórek organizacyjnych CLKP oraz udzielanie informacji klientom zewnętrznym (spoza administracji, np. obywatele, kancelarie, przedsiębiorstwa) kierując ich do osoby zgodnie z właściwością w celu wsparcia bieżącej pracy jednostki i zapewnienia właściwej komunikacji;
• będzie realizować czynności związane z obiegiem dokumentów poprzez skanowanie dokumentów wpływających oraz przesyłanie ich w formie elektronicznej do odpowiednich adresatów zgodnie z dekretacją Naczelnika Wydziału w celu umożliwienia właściwej i terminowej realizacji zadań;
• będzie sporządzać listy obecności oraz dokonywać adnotacji w przypadku nieobecności w pracy/służbie, prowadzić ewidencję urlopów oraz zwolnień lekarskich pracowników/funkcjonariuszy Wydziału, przygotowywać zestawienia dotyczące ewidencji czasu pracy w celu zapewnienia dokumentacji i informacji w tym zakresie;
• będzie sporządzać zapotrzebowania na materiały biurowe i informatyczne w celu wsparcia bieżącej realizacji zadań Wydziału;
• będzie rozliczać policjantów i pracowników Wydziału z posiadanych przez nich dokumentów służbowych, pieczęci w przypadku: ustania stosunku pracy/służby, przeniesienia lub delegowania, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów;
• będzie przygotowywać dokumentację Wydziału do przekazania do archiwum, sporządzać rejestry w celu zapewnienia właściwego i zgodnego z przepisami przechowywania dokumentacji do spraw ostatecznie załatwionych.

Wymagania niezbędne

• Znajomość instrukcji kancelaryjnej, struktury organizacyjnej KGP, CLKP i zakresu zadań CLKP, przepisów o ochronie danych osobowych.
• Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "POUFNE" lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Umiejętności: umiejętność organizacji pracy własnej; komunikatywność; umiejętność pracy pod presją czasu; umiejętność pracy zespołowej, zdolności organizacyjne, biegła obsługa komputera pakietu Office, urządzeń biurowych (np. faks, skaner itp.).
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe