Podreferendarz

Warunki pracy

• 
  
• praca administracyjno-biurowa,
  
• praca pod presją czasu,
  
• stały kontakt z urzędami i instytucjami zewnętrznymi oraz komórkami organizacyjnymi CLKP,
  
• zagrożenie korupcją,
  
• zagrożenia związane z przemieszczaniem się ludzi.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• budynek, w którym znajduje się Wydział Ogólny CLKP jest dwupiętrowy, chroniony przez pracowników ochrony Komendy Głównej Policji, nie jest wyposażony w windę oraz podjazd dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich, wejście do budynku z Al. Ujazdowskich,
  
• stanowisko pracy usytuowane jest na pierwszym piętrze, do obowiązków należy też przemieszczanie się schodami do pomieszczeń na pozostałych kondygnacjach,
  
• węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne nie są przystosowane dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich, mogą pojawić się trudności dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu,
  
• przy wejściu do budynku oraz w budynku brak windy, brak podjazdów dla osób z niepełnosprawnościami wewnątrz budynku,
  
• praca w pomieszczeniu zamkniętym przy naturalnym i sztucznym oświetleniu,
  
• wymuszona pozycja ciała,
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę.
  

Zakres zadań

• obsługuje sekretariat Wydziału Ogólnego CLKP oraz realizuje zadania sekretarko-biurowe zlecane bezpośrednio przez Naczelnika Wydziału,
• obsługuje skrzynkę mailową sekretariatu, dokonuje wstępnej analizy dokumentacji przekazanej do sekretariatu Wydziału, rejestruje dokumenty oraz przygotowuje dla Naczelnika Wydziału zwięzłe informacje w tym zakresie w celu wsparcia bieżącej pracy Wydziału oraz zapewnia właściwy nadzor nad dokumentami,
• sporządza projekty dokumentów na potrzeby Naczelnika Wydziału, opracowuje pisma, prowadzi teczki tematyczne w celu wsparcia bieżącej pracy Wydziału oraz zapewnia właściwy nadzór nad dokumentami,
• przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom i funkcjonariuszom komórek organizacyjnych CLKP oraz udziela informacji klientom zewnętrznym (spoza administracji, np. obywatele, kancelarie, przedsiębiorstwa) kierując ich do osoby zgodnie z właściwością w celu wsparcia bieżącej pracy jednostki i zapewnienia właściwej komunikacji,
• realizuje czynności związane z obiegiem dokumentów poprzez skanowanie dokumentów wpływających oraz przesyłanie ich w formie elektronicznej do odpowiednich adresatów zgodnie z dekretacją Naczelnika Wydziału w celu umożliwienia właściwej i terminowej realizacji zadań,
• sporządza listy obecności oraz dokonuje adnotacji w przypadku nieobecności w pracy/służbie, prowadzi ewidencję urlopów oraz zwolnień lekarskich pracowników/funkcjonariuszy Wydziału, przygotowuje zestawienia dotyczące ewidencji czasu pracy w celu zapewnienia dokumentacji i informacji w tym zakresie,
• sporządza zapotrzebowanie na materiały biurowe i informatyczne w celu wsparcia bieżącej realizacji zadań Wydziału,
• rozlicza policjantów i pracowników Wydziału z posiadanych przez nich dokumentów służbowych, pieczęci w przypadku: ustania stosunku pracy/służby, przeniesienia lub delegowania, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
• przygotowuje dokumentację Wydziału do przekazania do archiwum, sporządza rejestr w celu zapewnienia właściwego i zgodnego z przepisami przechowywania dokumentacji do spraw ostatecznie załatwionych.

Wymagania niezbędne

• Znajomość instrukcji kancelaryjnej, struktury organizacyjnej KGP, CLKP i zakresu zadań CLKP, przepisów o ochronie danych osobowych.
• Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "POUFNE" lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Umiejętność organizacji pracy własnej; komunikatywność; umiejętność pracy pod presją czasu; umiejętność pracy zespołowej, zdolności organizacyjne, biegła obsługa komputera pakietu Office, urządzeń biurowych (np. faks, skaner itp.).
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944 – 1990 oraz treść tych dokumentów.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe