Pracownik w Sekretariacie

Opis stanowiska

Data ukazania się ogłoszenia: 11 lutego 2020 roku
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych jest niższy niż 2%.

Wymiar etatu: 1 etat

Liczba stanowisk pracy: 1 stanowisko

Miejsce wykonywania pracy: Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą, Warszawa, ul. Kielecka 43

Warunki pracy:

• Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
  • praca administracyjno-biurowa wykonywana w pozycji siedzącej,
• Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
  • stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym, obsługa urządzeń biurowych, w tym komputera z monitorem ekranowym,
  • bariery architektoniczne: brak wind, podjazdów.

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzenie sekretariatu Ośrodka, a w szczególności:
  • ewidencja pism przychodzących i wychodzących oraz kompletowanie i przechowywanie korespondencji Ośrodka,
  • nadzorowanie terminowego udzielania odpowiedzi na pisma przychodzące, rozdzielone między pracowników zgodnie z dekretacją Dyrektora,
  • redagowanie pism,
  • obsługa interesantów,
  • przygotowywanie korespondencji do wysłania,
  • obsługa telefonu i xero.
• Organizacja obiegu dokumentów związanych z działalnością sekretariatu.
• Prowadzenie kalendarza pracy Dyrektora Ośrodka.
• Zabezpieczanie wyjazdów i wyjść służbowych Dyrektora Ośrodka, a w szczególności:
  • rezerwacja noclegów, zapewnienie przejazdów w miejscu czasowego pobytu,
  • ustalanie terminów i harmonogramów,
  • przygotowywanie pełnej dokumentacji dla Dyrektora.
• Prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Ośrodka.
• Rozpowszechnianie w obrębie jednostki Zarządzeń Dyrektora wraz z załącznikami oraz kompletowanie i przechowywanie potwierdzeń zapoznania się z nimi i przyjęcia ich do stosowania.
• Rejestracja faktur, rachunków i innych dowodów księgowych przychodzących z zewnątrz i przekazywanie ich odpowiednim wydziałom.
• Koordynacja przygotowań planów działalności Ośrodka.
• Koordynacja przygotowań i wysyłka sprawozdań z działalności Ośrodka.
• Koordynacja zbierania danych i terminowego udzielania odpowiedzi na zapytania organu nadzorującego Ośrodek i innych instytucji.
• Obsługa spotkań Dyrektora i wicedyrektorów oraz rady pedagogicznej.
• Prowadzenie księgi druków zarachowania legitymacji szkolnych – wypełnianie i przedłużanie legitymacji szkolnych.
• Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw.
• Prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.
• Prowadzenie rejestru oraz opiniowanie wniosków o przyznanie patronatu honorowego Ośrodka.

Wymagania

Wymagania niezbędne:

• wykształcenie minimum średnie,
• biegła obsługa komputera (środowisko MS Office) i urządzeń biurowych

Wymagania dodatkowe:

• umiejętność definiowania celów i priorytetów oraz organizacji pracy własnej,
• umiejętność samodzielnego zdobywania i aktualizowania zdobytej wiedzy w zakresie wykonywanych obowiązków,
• kreatywność, dokładność, odpowiedzialność, terminowość w wykonywaniu zadań.

Dokumenty wymagane przy składaniu wniosku:

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• curriculum vitae i list motywacyjny;
• oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji o treści:
  „Zapoznałe/am się z treścią klauzuli informacyjnej zawartej w treści ogłoszenia o pracę. Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą z siedzibą w Warszawie, ul. Kielecka 43 moich danych osobowych wskazanych w CV oraz załączonych dokumentach aplikacyjnych, w tym danych wrażliwych, w dostarczonych przeze mnie dokumentach na potrzeby obecnego procesu rekrutacji."
• oświadczenia:
  - posiadam pełną zdolność do czynności prawnych i korzystam z praw publicznych;
  - nie toczy się przeciwko mnie postępowanie karne w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub postępowanie dyscyplinarne;
  - nie byłem/am skazany/a prawomocnym wyrokiem za umyślnie przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i uzyskane kwalifikacje,
• kopie dokumentów potwierdzających staż pracy.