Referendarz

Warunki pracy

Zakres zadań

• Przyjmowanie korespondencji kierowanej do Biura (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestrowanie w systemie obiegu dokumentów korespondencji dot. właściwości Biura oraz nadzorowanie obiegu korespondencji poza sekretariatem,
• Prowadzenie wykazu spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania dyrektora Biura o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy,
• Przygotowywanie pism przeznaczonych do podpisu dla dyrektorów, w tym w szczególności sprawdzanie, czy pisma są parafowane i zawierają odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazywanie do sekretariatów, w których referenci sporządzili projekt pisma,
• Prowadzenie i monitorowanie kalendarza spotkań dyrektorów, organizowanie spotkań, narad, wizyt gości i wyjazdów służbowych; przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych oraz udzielanie ogólnych informacji interesantom, w tym również w języku angielskim, dotyczących zakresu działania Biura,
• Redagowanie pism zleconych, notatek i informacji oraz przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom Biura,
• Koordynowanie zadań związanych ze zgłoszeniem planów urlopowych i szkoleniowych pracowników Biura praz prowadzenie wskazanych spraw pracowniczych, w tym w szczególności: listy obecności, rejestru nieobecności pracowników i ewidencji czasu pracy,
• Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych oraz współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Sprawiedliwości, m.in. zapewnienie zaopatrzenia w materiały biurowe
• Przyjmowanie, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie materiałów zastrzeżonych oraz prowadzenie urządzeń ewidencyjnych dla materiałów zastrzeżonych.

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie B1,
• znajomość ustawy o ochronie danych osobowych i ustawy o ochronie informacji niejawnych,
• podstawowa wiedza dot. zakresu działania Krajowego Rejestru Karnego,
• ogólna wiedza dot. przepisów regulujących archiwa państwowe,
• umiejętność biegłej obsługi komputera,
• doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, komunikacja, otwartość na zmiany, pozytywne podejście do klienta, radzenie sobie z presją, umiejętność współpracy, zorientowanie na osiąganie celów,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończone szkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla sekretarki – asystentki),
• znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej.