Referendarz

Warunki pracy

Zakres zadań

• przejmowanie z komórek organizacyjnych Ministerstwa dokumentacji spraw zakończonych w trybie i na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. Dbanie o prawidłowe rozmieszczenie przejętej dokumentacji w archiwum i właściwe jej zabezpieczenie;
• przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencjonowanie i udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym. Udzielanie instruktażu i współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie prawidłowego stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych i przekazywania akt do archiwum;
• współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją tworzoną lub gromadzoną przez komórki organizacyjne Ministerstwa (tradycyjną i w systemie służącym do elektronicznego zarządzania dokumentacją - EZD) i bieżące wsparcie pracowników Ministerstwa w zakresie obsługi systemu EZD;
• wykonywanie kwerend archiwalnych. Udzielanie informacji zainteresowanym na podstawie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji materiałów;
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie jej na makulaturę oraz udział w pracach komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej. Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
• przyjmowanie i odbieranie przesyłek kierowanych do Ministerstwa, w tym przesyłek kierowanych na skrytkę Ministerstwa na ePUAP, elektroniczną skrzynkę korespondencyjną mc@mc.gov.pl i przekazanych na informatycznych nośnikach danych. Osobiste odbieranie korespondencji z Międzyresortowego Punktu Wymiany Korespondencji;
• rejestrowanie korespondencji w systemie służącym do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz jej odwzorowanie cyfrowe. Rejestrowanie dokumentów w składzie chronologicznym i rejestrowanie informatycznych nośników danych w składzie informatycznych nośników danych;
• rozdział przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych.

Wymagania niezbędne

• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i aktów wykonawczych do ustawy;
• znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
• znajomość Pakietu MS Office;
• umiejętność skutecznego komunikowania się;
• umiejętność współpracy w zespole;
• umiejętność organizacja pracy własnej;
• zorientowanie na osiągnięcie celów;
• umiejętność analitycznego myślenia;
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym;
• kursy, warsztaty z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją;
• znajomość systemu EZD służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją w Ministerstwie.