Referendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Praca administracyjno-biurowa:
- obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie,
- użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, skaner, kopiarka, fax).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
Praca przy naturalnym i sztucznym oświetleniu.
Pomieszczenie pracy mieści się na piątym piętrze budynku biurowego.
Pomieszczenia zakładu pracy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania pomieszczeń higieniczno-sanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich.
Brak dostępu do części pomieszczeń dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Zakres zadań

• obsługa telefoniczna, poczty elektronicznej oraz innych urządzeń biurowych, prowadzenie ewidencji poczty oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a także prowadzenie terminarza spotkań, narad i kalendarza Dyrektora Biura Administracyjno-Gospodarczego w celu zapewnienia efektywnego działania stanowiska BA,
• redagowanie projektów pism oraz tworzenie, prowadzenie, aktualizacja i eksploatacja elektronicznych baz teleadresowych wykorzystywanych w działalności BA w celu zapewnienia komunikacji oraz realizacji zadań BA,
• wsparcie w organizacji spotkań BA w celu właściwej realizacji zadań i zapewnienia efektywnego działania stanowiska BA,
• przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom zgodnie z poleceniem Dyrektora BA w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora BA,
• archiwizowanie i przekazywanie akt spraw Dyrektora BA do Archiwum Urzędu,
• obsługa kancelaryjno-biurowa korespondencji niejawnej.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretarskiej, prac administracyjno-organizacyjnych lub kancelaryjnych.

• podstawowa znajomość ustawy o służbie cywilnej,
• podstawowa znajomość przepisów o dostępie do informacji publicznej,
• podstawowa znajomość przepisów o ochronie danych osobowych,
• podstawowa znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych,
• umiejętność obsługi komputera i korzystania z narzędzi informatycznych (obsługa komputera, poczty elektronicznej, korzystania z wyszukiwarki internetowej, pakietu MS Office) oraz urządzeń biurowych (faks, skaner, kopiarka),
• dobra organizacja pracy własnej,
• umiejętność pracy w zespole,
• rzetelność, systematyczność i terminowość,
• orientacja na klienta/interesariusza,
• łatwość komunikowania się (komunikacja interpersonalna i pisemna),
• radzenie sobie w sytuacjach trudnych (odporność na stres).
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,
• umiejętność obsługi EZD,
• przeszkolenie profesjonalnej sekretarki/asystentki,
• przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej korespondencji niejawnej,
• uprawnienia dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”.