Referendarz

Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Pomieszczenia zakładu pracy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy, pomieszczeń higieniczno-sanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich. Brak dostępu do części pomieszczeń dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Stanowisko pracy mieści się na piątym piętrze budynku biurowego.

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Ogólny zakres czynności na stanowisku pracy:
Praca administracyjno-biurowa; obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.
Czynności fizyczne:
1. rozmowy telefoniczne zewnętrzne i wewnętrzne oraz kontakty z innymi pracownikami w innych wydziałach.
2. konieczność poruszania się po terenie Urzędu, przenoszenie dużej ilości akt.

Zakres zadań

• Będzie odpowiedzialna za obsługę telefoniczną, obsługę poczty elektronicznej Biura, w tym prowadzenie, aktualizację i eksploatację elektronicznych baz teleadresowych na potrzeby Biura
• prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej do Biura oraz jej rozdział zgodnie z dekretacją
• prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej z Biura i wysyłanie jej na zewnątrz
• prowadzenie kalendarza spotkań i wyjazdów Dyrektora Biura
• wykonywanie czynności sekretarskich w zakresie organizacji pracy Dyrektora Biura, w tym redagowanie projektów pism i obsługa kancelaryjno-biurowa korespondencji niejawnej
• archiwizowanie i przekazywanie akt spraw dyrektora BA do archiwum Urzędu
• przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom Biura
• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, wyjść służbowych i prywatnych oraz delegacji pracowników Biura
• prowadzenie ewidencji urlopów wypoczynkowych pracowników Biura
• obsługę Biura w zakresie zabezpieczenia w materiały biurowe oraz zapewnienie obsługi serwisowej sprzętu technicznego będącego na wyposażeniu Biura
• koordynację, nadzór i realizacja zadań związanych z budżetem Biura, w porozumieniu z naczelnikami Wydziałów
• monitorowanie i aktualizację struktury organizacyjnej Biura
• koordynację szkoleń w zakresie działalności Biura
• obsługę aplikacji ServiceDesk.

Wymagania niezbędne

• znajomość przepisów ustawy o służbie cywilnej
• znajomość przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej
• znajomość podstawowych przepisów o ochronie danych osobowych
• wysoka kultura osobista
• Dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność pracy w zespole
• Rzetelność, systematyczność, terminowość
• łatwość komunikowania się (komunikacja interpersonalna i pisemna)
• umiejętności analityczne
• radzenie sobie w sytuacjach trudnych (odporność na stres)
• umiejętności obsługi komputera i korzystania z narzędzi informatycznych (obsługa komputera, poczty elektronicznej, korzystania z wyszukiwarki internetowej, pakietu MS Office MS Excel) oraz urządzeń biurowych (faks, skaner, kopiarka)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Szkolenia z zakresu obsługi kancelaryjnej korespondencji
• Uprawnienia dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
• Język angielski - znajomość na poziomie komunikatywnym.