Sekretarz/sekretarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• użytkowanie sprzętu biurowego
  
• praca siedząca przed komputerem z monitorem ekranowym
  
• budynek Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez zapewnienie odpowiedniej szerokości ciągów komunikacyjnych, odpowiedniej szerokości drzwi, braku progów na ciągach komunikacyjnych i do pomieszczeń biurowych, wyłożenie na ciągach komunikacyjnych wykładziny antypoślizgowej, dostosowanie toalet, platformy przyschodowe zamontowane są przy schodach wewnętrznych prowadzących z holu głównego na korytarze parteru
  
• budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo, ze względu na korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami
  

Zakres zadań

• prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających w ramach systemu EZD, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów;
• przyjmuje, rejestruje i rozdziela dokumenty wewnątrz departamentu, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów;
• prowadzi terminarz spotkań, narad i innych wydarzeń w Departamencie, dba o właściwy przepływ informacji – przekazywanie komunikatów i terminowość realizacji zadań w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora, jego zastępcy i innych pracowników Departamentu;
• przygotowuje comiesięczny harmonogram pracy zdalnej pracowników Departamentu, opracowuje oraz aktualizuje comiesięczną listę obecności pracowników Departamentu w celu prawidłowego prowadzenia spraw związanych z dyscypliną pracy, tj. rejestr wyjść służbowych, karty wyjść prywatnych i usprawiedliwianie nieobecności;
• prowadzi rejestr delegacji służbowych pracowników oraz kierownictwa departamentu, oraz realizuje zadania związane z zaopatrzeniem departamentu w materiały i sprzęt biurowy, w celu wsparcia bieżących zadań będących w kompetencjach pracowników departamentu;
• na polecenie dyrektora Departamentu redaguje pisma sporządza raporty, protokoły i zestawienia, dba o ich poprawność językową i formalną, w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora i pracowników Departamentu;
• inicjuje i koordynuje zadania związane przygotowaniem stanowiska pracy dla nowego pracownika (przygotowuje wnioski o sprzęt i nadanie dostępu/uprawnień) w celu włączenia nowego pracownika w strukturę organizacyjną Departamentu i Ministerstwa;
• prowadzi ewidencję skarg, wniosków i petycji wpływających do Departamentu oraz kontroluje terminowość udzielanych odpowiedzi a także sporządza raporty, w celu monitorowania działań zgodnie z kalendarzem kodeksu postępowania administracyjnego i wewnętrznymi regulacjami MRiRW w tym zakresie;

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość programów MS Office
• Komunikatywność
• Umiejętność hierarchizowania obowiązków
• Umiejętność analitycznego myślenia
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie wyższe z dziedziny nauk humanistycznych lub nauk społecznych
• 6 - miesięczny staż pracy
• Znajomość obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentację (EZD PUW)
• Znajomość kodeksu postępowania administracyjnego
• Znajomość ustawy o dostępie do informacji publicznej