Sekretarz/sekretarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• Praca administracyjno-biurowa
  
• Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  

Zakres zadań

• Wykonuje czynności kancelaryjne z wykorzystaniem Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentacją (EZD), w tym przedkłada korespondencję do wglądu i dekretacji dyrektorowi oraz zastępcom dyrektora, a także rozdziela zadekretowaną korespondencję między pracowników
• Wykonuje zadania związane z obsługą sekretarsko-administracyjną dyrektora oraz zastępców dyrektora, w tym prowadzi terminarz spotkań, narad i konferencji
• Prowadzi komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników z wykorzystaniem systemu kadrowo- płacowego (KOMAeHR), obejmującą m.in.: rejestr szkoleń, pracy zdalnej oraz wyjść prywatnych
• Zapewnia obsługę telefoniczną, udzielając interesantom informacji w sprawach pozostających we właściwości Departamentu Orzecznictwa Podatkowego oraz kierując ich do właściwych merytorycznie komórek wewnętrznych
• Prowadzi sprawy administracyjno – organizacyjne departamentu, w tym zaopatrzenie pracowników w materiały biurowe i eksploatacyjne, przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje oraz prowadzenie obsługi spotkań i narad organizowanych przez departament
• Prowadzi sprawy związane z delegacjami służbowymi dyrektora i zastępców dyrektora oraz monitoruje zapotrzebowanie na środki finansowe w zakresie delegacji krajowych pracowników departamentu

Wymagania niezbędne

• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomości struktury organizacyjnej Ministerstwa Finansów oraz struktury Krajowej Administracji Skarbowej
• Znajomość przepisów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word i Excel) na poziomie średnio zaawansowanym
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętności komunikacyjne
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym rozumienie i formułowanie prostych wypowiedzi ustnych i pisemnych