Okręgowy Urząd Górniczy w Gdańsku
Dyrektor Okręgowego Urzędu Górniczego poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Okręgowego Urzędu Górniczego poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Sekretarz
Miejsce pracy: Gdańsk
Ogłoszenie o naborze Nr 100230
Warunki pracy
- obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych.
- częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym.
- praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego.
- wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentacji.
Zakres zadań
- prowadzi sekretariat urzędu, przyjmuje korespondencję wpływającą do urzędu za pośrednictwem poczty, poczty elektronicznej, telefaksu i bezpośrednio do sekretariatu oraz kancelarii, rejestruje pisma i sprawy w komputerowym systemie obiegu dokumentów
- przekazuje referentom spraw zadekretowane dokumenty, przyjmuje dokumentację od referentów spraw, kompletuje, przedkłada do podpisu, rejestruje i wysyła korespondencję wychodzącą, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów
- przejmuje sprawy i akta oraz dokumentację sprawozdawczą od pracowników urzędu, rejestruje je, wysyła oraz ewidencjonuje w teczkach i segregatorach, w celu zapewnienia bieżącej pracy urzędu
- przekazuje pracownikom urzędu polecenia, ustalenia, zarządzenia i komunikaty oraz prowadzi ewidencje kontroli, w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora Urzędu
- zapewnia obsługę organizacyjną narad, konsultacji i spotkań z przedstawicielami urzędów oraz przedsiębiorców, w tym uczestniczy w przygotowaniu prezentacji i opracowań, udziela informacji, prowadzi terminarz spotkań, w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora Urzędu
- gromadzi i przetwarza dane dotyczące działalności urzędu w zakresie sprawowanego nadzoru i kontroli nad zakładami górniczymi, analizuje otrzymane informacje w celu sporządzania sprawozdań i opracowań statystycznych, w tym w systemie SUZUG, w celu realizacji zadań urzędu w tym zakresie
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego powyżej 3 lat przy obsłudze sekretariatu lub kancelarii
- znajomość przepisów dotyczących funkcjonowania administracji publicznej, kodeksu postępowania administracyjnego, kodeksu pracy, służby cywilnej, o ochronie danych osobowych, ogólna znajomość przepisów dotyczących archiwizacji
- umiejętność obsługi komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych
- zdolności interpersonalne, łatwość komunikacji
- umiejętność dobrej organizacji pracy
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe