Sekretarz

Warunki pracy

• 
  
• Praca administracyjno-biurowa.
  
• Opracowywanie dokumentów, prace i czynności koncepcyjne i biurowe.
  
• Użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów).
  
• Budynek przy ul. Brackiej 4  jest częściowo dostosowany dla potrzeb osób niepełnosprawnych. Z uwagi na konstrukcję budynku utrudnione jest poruszanie się w nim osób niepełnosprawnych. W budynku brak jest windy umożliwiającej wjazd osobie na wózku inwalidzkim. W budynku znajduje się łazienka dostosowana dla potrzeb osób niepełnosprawnych.
  

Zakres zadań

• Obsługuje korespondencję i dokumentację w tym kompletowanie/ weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców, ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów, analizowanie i dekretacja korespondencji przychodzącej, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy pracowników komórki organizacyjnej, przyjmowanie i nadawanie telefaksów oraz poczty elektronicznej, przygotowywanie skanów/ kopii dokumentów na zlecenie dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców.
• Prowadzi terminarz w tym prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom komórki organizacyjnej, prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna.
• Obsługa interesantów w tym kierowanie interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników.
• Organizuje spotkania dla komórki organizacyjnej w tym przygotowywanie materiałów będących przedmiotem rozpatrzenia podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc. rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc. obsługa gości, interesantów.
• Zapewnia zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze w tym przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje.
• Prowadzi wskazane sprawy osobowe pracowników w tym rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy, prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników, prowadzenie ewidencji delegacji pracowników, organizowanie i rozliczanie wyjazdów służbowych (delegacje krajowe i zagraniczne).
• Archiwizuje dokumentację.

Wymagania niezbędne

• komunikatywna znajomość języka angielskiego (co najmniej na poziomie B1)
• wiedza na temat zadań realizowanych w Departamencie
• znajomość zasad funkcjonowania i struktury organizacyjnej Ministerstwa
• znajomość zasad obsługi klienta
• znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych
• komunikatywność,
• rzetelność
• umiejętność współpracy
• umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
• umiejętność obsługi komputera: MS Office
• ­w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe