Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca samodzielna biurowo-administracyjna,
  
• praca w siedzibie urzędu,
  
• częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca w pomieszczeniu biurowym,
  
• stałe godziny pracy (8.15 - 16.15),
  
• stanowisko pracy sekretarza zlokalizowane jest na II piętrze budynku,
  
• dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,
  
• budynek jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych, jednakże są ograniczenia w swobodnym przemieszczaniu się ze względu na występowanie drzwi z samozamykaczami na korytarzach,
  
• pomieszczenia higieniczno-sanitarne przystosowane dla osób niepełnosprawnych,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
  
• infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, winda,
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.,
  
• narzędzia i materiały do pracy: komputer, drukarka, kserokopiarka, faks, niszczarka, skaner.
  

Zakres zadań

• prowadzi i obsługuje administracyjnie-biurowo sekretariat Dyrektora Biura i jego zastępcy, terminowo przekazuje ich polecenia i ustalenia organizacyjne funkcjonariuszom i pracownikom oraz przygotowuje i zapewnia obsługę organizacyjną spotkań z zaproszonymi gośćmi i interesantami w celu wsparcia bieżącej pracy Kierownictwa Biura;
• opracowuje, przy współudziale Wydziałów Biura, zbiorcze odpowiedzi dotyczące projektów aktów prawnych przesyłanych do uzgodnień (arkusze uzgodnień) w celu wsparcia bieżącej pracy Kierownictwa Biura;
• opracowuje miesięczne informacje o przekazywanych na rzecz Biura darowiznach w celu przesyłania stosownych informacji do Biura Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej;
• prowadzi wykaz świadczonej przez radców prawnych pomocy prawnej oraz sporządza comiesięczne informacje w tym zakresie w celu dostarczenia stosownej informacji Naczelnikowi Wydziału;
• obsługuje kancelaryjnie-biurowo obieg dokumentów w Biurze i Wydziale Ekonomiczno-Organizacyjnym (m. in. ewidencja pism wchodzących i wychodzących, przesyłanie ich drogą elektroniczną) oraz współpracuje z Kancelarią Jawną w tym zakresie w celu zabezpieczenia terminowego i płynnego przekazywania informacji;
• realizuje i rozlicza wydatki reprezentacyjne Kierownictwa Biura w celu wsparcia ich bieżącej pracy;
• zastępuje starszego specjalistę administrującego sprzętem i siecią informatyczną Biura w zakresie poczty elektronicznej w Internecie i Intranecie (sprawdza, przyjmuje i wysyła maile) w celu zabezpieczenia właściwej pracy Biura;
• redaguje krótkie pisma na polecenie przełożonych w celu wsparcia ich bieżącej pracy.

Wymagania niezbędne

• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
• Komunikatywność
• Dyspozycyjność
• Umiejętność pracy w zespole
• Odporność na stres
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs dla sekretarek-asystentek
• Język angielski: poziom komunikatywny