NOVATEK POLSKA Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie jest częścią rosyjskiego koncernu Novatek OAO, jednego z największych producentów gazu ziemnego na świecie.
Aktualnie do naszej struktury poszukujemy osoby na stanowisko:
Specjalista ds. Administracji
Miejsce pracy: Kraków
OPIS STANOWISKA:
- obsługa głównego sekretariatu firmy pod kątem administracyjnym: prowadzenie zbioru i rejestru dokumentów firmy (zarządzenia, uchwały, decyzje, regulaminy, zaświadczenia), dokumentacji, przyjmowanie telefonów, obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obsługa poczty elektronicznej, redagowanie pism,
- obsługa elektronicznego obiegu dokumentów,
- współpraca z kurierami, dostawcami zewnętrznymi, przedstawicielami poczty w zakresie organizacji wysyłek,
- zarządzanie gospodarką magazynową materiałów gospodarczych i biurowych (zaopatrzenie biura w artykuły spożywcze, przemysłowe, materiały biurowe i eksploatacyjne do urządzeń biurowych),
- planowanie budżetu administracyjnego i nadzór nad jego realizacją,
- sporządzanie kosztorysów ofertowych, wyszukiwanie korzystniejszych ofert związanych z obsługa biura, pozyskiwanie firm podwykonawczych, negocjowanie warunków dostaw i cen,
- koordynacja i kontrola jakości wykonywanych prac porządkowych realizowanych przez firmy zewnętrzne,
- egzekwowanie realizacji poszczególnych warunków umowy najmu lokalu,
- pełnienie funkcji reprezentacyjnej wobec Gości zewnętrznych firmy (przygotowanie sal konferencyjnych, obsługa cateringu, rezerwacje sal),
- organizowanie podróży służbowych: rezerwacja hoteli, zakup biletów (w tym odprawy lotniskowe), organizacja transportu, wejściówek, wiz,
- reprezentowanie firmy na zewnątrz w zakresie załatwiania formalności urzędowych,
- wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach, koordynowanie kalendarza spotkań, koordynowanie współpracy Zarządu z poszczególnymi działami Spółki,
- współpraca z rodzimymi Spółkami i wymiana korespondencji,
- tworzenie pozytywnego wizerunku Spółki, dbałość o jej dobre imię i prestiż w tym utrzymywanie dobrych relacji z klientami,
- współpraca z wszystkimi Działami funkcjonującymi w Spółce,
- tłumaczenie tekstów i współpraca z agencjami tłumaczeń.
WYMAGANIA:
- biegła znajomość języka polskiego i rosyjskiego, komunikatywna znajomość języka angielskiego,
- minimum dwuletnie doświadczenie na podobnym stanowisku, wykształcenie min. średnie,
- biegła znajomość obsługi komputera i środowiska MS Office (w szczególności narzędzia do raportowania - Excel),
- wysokie umiejętności interpersonalne, organizacyjne,
- umiejętność samodzielnej pracy, podejmowania decyzji i ustalania priorytetów,
- wysoka kultura osobista,
- umiejętność działania pod presją czasu.
OFERUJEMY:
- pracę w ambitnym i zgranym zespole,
- umowę o pracę na pełny etat,
- bardzo dobre warunki pracy, nowoczesne biuro, narzędzia pracy i zaplecze socjalne,
- pakiet medyczny, kartę Multisport oraz inne świadczenia socjalne.
