Państwowe Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu
ogłasza nabór na stanowisko:
Specjalista ds. administracyjnych
Miejsce pracy: Oświęcim
Nr ref.: PMAB.Kad.1100.7.2022.AG
Zakres obowiązków:
- Prowadzenie dokumentacji administracyjnej Wystawiennictwa i opieka nad nią.
- Prowadzenie rejestru faktur, RW, Wniosków oraz bieżąca weryfikacja i nadzór pod kątem formalno-rachunkowym wszystkich dokumentów finansowych Wystawiennictwa.
- Przygotowywanie umów, protokołów, pism i innych dokumentów związanych z pracą Wystawiennictwa
- Przygotowywanie i prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz grafików pracowników Wystawiennictwa
- Przygotowywanie zapytań ofertowych i przeprowadzanie procedury.
- Prowadzenie dokumentacji w zakresie wykonywanych czynności administracyjnych zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną oraz EOD oraz katalogowanie i archiwizacja dokumentów Wystawiennictwa
- Bieżąca weryfikacja stanu wystawy stałej oraz wystaw narodowych i objazdowych, doraźnie również wystaw czasowych prezentowanych na terenie Muzeum
- Koordynacja prac związanych z wypożyczaniem wystaw objazdowych
- Kontakt z instytucjami zewnętrznymi, w celu przeprowadzenia procedury wypożyczenia wystaw objazdowych.
- Kontakt z instytucjami zewnętrznymi w sprawach dotyczących pracy Wystawiennictwa
- Koordynacja wysyłki wystaw objazdowych do instytucji wypożyczających oraz przygotowanie w zakresie administracyjnym dokumentacji niezbędnej do wypożyczenia wystaw od instytucji zewnętrznych na potrzeby Muzeum.
- Prowadzenie samochodu służbowego bądź prywatnego dla celów służbowych
- Posługiwanie się językiem angielskim na poziomie B2 w ramach obowiązków służbowych przy weryfikacji tekstów, tworzeniu pism i dokumentów w tym umów oraz prowadzenia korespondencji i rozmów telefonicznych w ramach kontaktów z instytucjami i partnerami zagranicznymi,
- Wykonywanie innych poleceń przełożonych związanych z funkcjonowaniem Muzeum, zgodnych z przepisami prawa i umową.
Wymagania kwalifikacyjne:
- ukończone studia wyższe
- doświadczenie w pracy na stanowisku administracyjnym min. 1 rok
- znajomość języka angielskiego lub innego języka obcego na poziomie nie niższym
niż B2, - biega obsługa MS Office,
- prawo jazdy kat. B,
- bardzo dobra organizacja pracy,
- inicjatywa, samodzielność i kreatywność,
- gotowość do wyjazdów służbowych,
- biegła znajomość języka polskiego jako obcego (dotyczy cudzoziemców).
Umowa o pracę na czas określony
Wymiar czasu pracy: 1/1 etatu