Specjalista / Specjalistka ds. obsługi sekretariatu

Opis stanowiska

• organizowanie pracy sekretariatu m.in. w zakresie obsługi interesantów, w tym kierowanie do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z ich kompetencjami,
• zapewnienie sprawnego funkcjonowania sekretariatu poprzez odpowiednią organizację pracy własnej, obsługę telefoniczną oraz poczty mailowej i tradycyjnej,
• zarządzanie kalendarzem dyrektora,
• redagowanie pism i prezentacji oraz protokołów spotkań dyrektora,
• organizowanie i nadzór nad sprawnym przebiegiem spotkań dyrektora,
• koordynowanie przepływu informacji pomiędzy dyrektorem a nadzorowanymi komórkami organizacyjnymi,
• koordynowanie działań wymagających współpracy pomiędzy działami,
• koordynowanie prawidłowego obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• dbanie o właściwy obieg dokumentów,
• archiwizowanie dokumentacji i korespondencji w wymaganym zakresie,
• zapewnienie zgodności działań z obowiązującymi przepisami prawa,
• dbanie o dobry wizerunek SZPZLO Warszawa-Wawer,
• organizowanie i obsługa spotkań z Radą Społeczną oraz kadrą kierowniczą.

Wymagania

• wykształcenie wyższe.
• biegła znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, umożliwiająca tworzenie profesjonalnej korespondencji i dokumentacji.
• profesjonalne podejście do obowiązków oraz wysoka kultura osobista, reprezentująca firmę na zewnątrz.
• udowodnione umiejętności w organizacji pracy własnej, planowaniu zadań i efektywnym zarządzaniu priorytetami.
• praktyczna znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) na poziomie bardzo dobrym.
• zdolność do efektywnej koordynacji wielu spraw jednocześnie oraz utrzymania porządku w dokumentacji.

Oferujemy

• stabilność zatrudnienia (umowa o pracę),
• dodatkowe benefity (m.in. dofinansowania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych),
• przyjazną atmosferę pracy w zgranym zespole,
• możliwość rozwoju zawodowego poprzez realizację ciekawych zadań.