Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permamentna obsługa klientów zewnętrznych

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:

Czynniki szkodliwe i warunki uciążliwe dla zdrowia:
- praca przy monitorze ekranowym (komputer) pow. 4 godzin dziennie

Narzędzia i materiały pracy: komputer

Infrastruktura - bariery architektoniczne:
- brak schodołazu
- toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

• przyjmuje i przedkłada kapitanowi portu przychodzącą korespondencję w formie pisemnej i elektronicznej oraz rozdziela ją według dekretacji kapitana portu; sprawdza terminywykonania zadań ustalonych przez kapitana portu, prowadzi korespondencję telefoniczną w celu sprawnej obsługi interesantów kapitanatu oraz wsparcia działań kapitana portu
• prowadzi dokumentację całości spraw sekretariatu wraz z archiwizacją akt jawnych w celu prawidłowego obiegu dokumentów i wypełnienia obowiązku archiwizacji akt kapitanatu portu
• koordynujee sprawy związane z potrzebami finansowymi kapitanatu w celu zapewnienia środków finansowych na doraźne zaopatrzenie kapitanatu
• redaguje w wersji dwujęzycznej pisma i korespondencję elektronicznej na potrzeby kapitana portu i sekretariatu w celu zapewnienia udokumentowanej współpracy z podmiotami zewnętrznymi i wewnętrznymi
• prowadzi sprawy osobowe oraz sprawy korespondencji poufnej w kapitanacie portu w celu zapewnienia sprawnej i prawidłowej pracy kapitanatu, prowadzi statystykę prowadzonych spraw przez kapitanat.
• prowadzi dokumentację w sprawach związanych z wyjazdami służbowymi kapitana portu w celu zapewnienia właściwego przebiegu podróży i rozliczenia delegacji służbowych w komórce finansowo-księgowej
• koordynuje sporządzanie sprawozdań i dokumentacji w zakresie realizacji zadań kapitanatu portu, stanu zasobów wykorzystywanych w bieżącej działalności sekretariatu i przekazywania wymaganych danych w ramach współpracy do komórek organizacyjnych Urzędu lub podmiotów zewnętrznych
• organizuje prace porządkowe wykonywane przez pracowników stanowisk robotniczych dla utrzymania czystości pomieszczeń biurowych i powierzchni ogólnych oraz utrzymania należytego ładu na terenie kapitanatu, koordynacja archiwum kapitanatu.

Wymagania niezbędne

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (B2 wg ESOKJ)
• Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań
• Znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań
• Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w zakresie wykonywanych zadań
• Umiejętność współpracy
• Umiejętność komunikacji
• Umiejętność organizacji pracy i orientacji na osiąganie celów
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”
• Komunikatywna znajomość języka hiszpańskiego (A1 wg ESOKJ)
• Komunikatywna znajomość języka niemieckiego (A1 wg ESOKJ)
• Wiedza w zakresie systemu zarządzania jakością