Specjalista

Warunki pracy

• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
• zadania wykonywane w siedzibie urzędu
• bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym i wewnętrznym
• stanowisko znajduje się na parterze budynku biurowego
• stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla takich stanowisk pracy
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. na dobę z koniecznością przemieszczania się w pomieszczeniu po wymaganą dokumentację
• stanowisko nie jest przystosowane dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, mimo możliwości wjazdu do sali z poziomu ulicy
• pomieszczenia higieniczno-sanitarne w budynku nie przystosowane dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich

Pracownikom oferujemy:
• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
• dodatek stażowy
• dodatkowe wynagrodzenie roczne
• nagrody wypłacane z funduszu nagród uzależnione od osiąganych wyników pracy
• możliwość podnoszenia kwalifikacji i rozwoju zawodowego (szkolenia w oparciu o indywidualny program rozwoju zawodowego, możliwość dofinansowania do studiów podyplomowych i kursów językowych)
• dofinansowanie wypoczynku oraz różnych form aktywności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
• możliwość skorzystania z atrakcyjnej oferty ubezpieczenia grupowego
• pracę w siedzibie Urzędu położonej w dogodnej lokalizacji w centrum miasta
• ruchomy system czasu pracy

Zakres zadań

• obsługa kancelaryjna Wydziału, w tym: współpraca z kancelarią główną urzędu w zakresie korespondencji wpływającej i wychodzącej, rejestracja korespondencji wpływającej do Wydziału w systemie EZD, koordynowanie przepływu korespondencji w Wydziale, obsługa adresu poczty elektronicznej so@poznan.uw.gov.pl
• realizacja spraw dotyczących ewidencji czasu pracy pracowników wydziału, w tym: prowadzenie list obecności, ewidencjonowanie wyjść służbowych i prywatnych oraz monitorowanie dyscypliny pracy w Wydziale, obsługa Wydziału w systemie informatycznym w zakresie rejestracji czasu pracy i ewidencji absencji, opracowywanie projektu rocznego planu urlopów wypoczynkowych pracowników Wydziału oraz prowadzenie ewidencji kart urlopowych, prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi dyrektora i zastępcy dyrektora oraz pracowników Wydziału
• wsparcie organizacyjne kierownictwa Wydziału, w tym: prowadzenie terminarza spotkań oraz innych zobowiązań dyrektora i zastępcy dyrektora, umawianie klientów na spotkania z kierownictwem wydziału, łączenie rozmów telefonicznych, praca w Elektronicznym Systemie Zarządzania Dokumentacją w zastępstwie dyrektora i zastępcy dyrektora Wydziału
• koordynowanie obsługi klientów, w tym: udzielanie interesantom wstępnych informacji o możliwości załatwienia spraw oraz kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych Wydziału
• aktualizacja bazy teleadresowej pracowników Wydziału

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej lub w prowadzeniu sekretariatu lub w obsłudze klientów

• ogólna wiedza dotycząca funkcjonowania administracji publicznej w Polsce
• umiejętność efektywnej komunikacji
• rzetelność i samodzielność
• inicjatywa
• dobra organizacja pracy własnej
• umiejętność pracy w zespole
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych i komputera, w tym w szczególności programu Microsoft Word, Microsoft Excel
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie z zakresu prowadzenia sekretariatu i obsługi klienta, sporządzania pism, ochrony danych osobowych
• odporność na stres
• umiejętność pracy pod presją czasu