Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:
Czynniki szkodliwe  i warunki uciążliwe dla zdrowia:
- praca przy monitorze ekranowym (komputer) pow. 4 godzin dziennie
Narzędzia i materiały pracy:
- komputer
Infrastruktura - bariery architektoniczne:
- winda
- brak podjazdu
- brak schodołazu
- toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych
- drzwi odpowiedniej szerokości
- brak miejsc parkingowych dla osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

• prowadzi obsługę organizacyjną Głównego Inspektora w tym korespondencji wchodzącej i wychodzącej, elektronicznego obiegu dokumentów, okresowo przygotowuje i przekazuje akta spraw kancelarii do archiwum akt jawnych wraz z nadzorem przekazywania akt komórek organizacyjnych Inspektoratu
• redaguje projekty pism, komunikatów, poleceń i korespondencji okolicznościowej na potrzeby Inspektoratu zleconych przez Głównego Inspektora
• prowadzi, w oparciu o obowiązujące procedury informacji publicznej dotyczącej całości Inspektoratu, nadzór właściwych merytorycznie komórek Inspektoratu w zakresie terminowości oraz prowadzi rejestr udostępnionych informacji
• prowadzi terminarz spotkań, narad oraz informuje klientów wewnętrznych i zewnętrznych o terminach załatwiania spraw w Inspektoracie w celu wsparcia bieżącej pracy Głównego Inspektora oraz prowadzi obsługę organizacyjną spotkań z klientem wewnętrznym i zewnętrznym, wraz z przygotowywaniem materiałów informacyjnych i obsługą protokolarną
• prowadzi plany i sprawozdania zbiorcze Inspektoratu oraz prowadzi nadzór terminów dotyczących komórek Inspektoratu
• prowadzi analizy i nadzór nad aktualnością przepisów prawnych wpływających na działalność Inspektoratu w szczególności wpisywanych w odnośnych decyzjach
• prowadzi sprawy administracyjno-biurowe Inspektoratu w szczególności w zakresie zabezpieczenia funkcjonalności sprzętu obsługi kancelaryjnej Inspektoratu (kopiarki, drukarki), materiałów kancelaryjnych, nadzoru zamówień
• prowadzi obsługę organizacyjną i dokumentację w sprawach związanych z wyjazdami służbowymi Głównego Inspektora, prowadzi bieżący nadzór RWA i wydzielony zakres RWA w celu utrzymania ustalonych zasad obiegu i przechowywania dokumentów oraz zapewnienia właściwego rozliczenia delegacji służbowych w komórce finansowo – księgowej

Wymagania niezbędne

• komunikatywna znajomość języka angielskiego (A2 wg ESOKJ)
• znajomość przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwizacyjnych w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych i danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów o dostępie do informacji publicznej w zakresie wykonywanych zadań
• dobra organizacja pracy
• umiejętność pracy w zespole
• komunikatywność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• komunikatywna znajomość języka urzędowego UE innego niż angielski (A2 wg ESOKJ)
• 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej