Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań 

charakter stanowiska i sposób wykonywania na nim zadań (zgodnie z opisem stanowiska pracy)
- częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz

miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
- winda
- drzwi odpowiedniej szerokości

Czynniki fizyczne, biologiczne, inne czynniki, w tym niebezpieczne:
- uciążliwości związane z obsługą monitorów ekranowych pow. 4 godzin dziennie

Zakres zadań

• prowadzi gospodarkę składnikami mundurowymi
• realizuje potrzeby komórek organizacyjnych w zakresie zlecania usług poligraficznych, introligatorskich, publikacji ogłoszeń prasowych, notarialnych poświadczeń dokumentów, dostawy artykułów promocyjnych oraz tablic i napisów informacyjnych
• prowadzi rozliczenia dotyczące opłat pocztowych, usług telekomunikacyjnych, dzierżawy łącz telefonicznych i teleinformatycznych oraz miejsca w otworze kanalizacji telekomunikacyjnej wraz z wystawianiem dokumentów księgowych za połączenia telefoniczne przekraczające ustalony limit oraz w związku z korzystaniem przez pracowników z telefonu służbowego
• przygotowuje materiały do postępowań przetargowych oraz umów i zleceń na udzielenie zamówień publicznych na dostawy i usługi, rejestruje, sprawdza prawidłowość wpływających faktur wraz z przygotowywaniem opisu faktury zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Dyrektora Urzędu Morskiego w Gdyni oraz przekazuje faktury do Wydziału Finansowo-Księgowego
• zleca wykonywanie pieczątek, prowadzi ich ewidencję oraz likwiduje nieaktualne pieczątki w tym sporządza protokoły z dokonanych czynności oraz prowadzi rejestr odbiorników radiowych i telewizyjnych wraz z dokonywaniem opłaty abonamentowej RTV
• prowadzi sprawy dotyczące umów najmu, dzierżawy lub użyczenia obiektów przeznaczonych dla służb funkcjonujących na morskich przejściach granicznych w tym refakturuje dokumenty księgowe
• prowadzi dokumentację całości spraw sekretariatu Wydziału Administracyjno-Gospodarczego w tym rejestr w zakresie obecności pracowników Wydziału Administracyjno-Gospodarczego wraz ze sporządzaniem na podstawie danych planów urlopów Wydziału wraz z archiwizacją akt jawnych
• zastępuje pracowników obsługujących Sekretariaty Urzędu w czasie ich nieobecności w pracy (podczas zastępstw wykonuje wszystkie czynności z zakresu działania Sekretariatów takie jak: obsługa administracyjna sekretariatu; prowadzenie terminarza spotkań, narad; redagowanie projektów pism, komunikatów i poleceń; obsługa organizacyjna spotkań; udostępnianie informacji publicznej; prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi Dyrektora) oraz zastępowanie pracowników Kancelarii Ogólnej w czasie ich nieobecności w pracy: przyjmowanie, sprawdzanie, opatrywanie pieczątką wpływu oraz rozdzielanie do właściwych komórek organizacyjnych korespondencji i przesyłek oraz ich rejestracja w programie elektronicznego obiegu dokumentów oraz dziennikach podawczych komórek organizacyjnych

Wymagania niezbędne

• komunikatywna znajomość języka angielskiego (A2 wg ESOKJ)
• znajomość przepisów prawa w zakresie udzielenia zamówień publicznych związanych z realizacją zadań
• Umiejętność komunikacji
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
• Umiejętność współpracy
• umiejętność obsługi komputera w zakresie Programów Office (w tym programu Excel)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne"
• umiejętność działania w sytuacjach stresowych