Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań 

charakter stanowiska i sposób wykonywania na nim zadań (zgodnie z opisem stanowiska pracy)
- częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz

miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
- winda
- drzwi odpowiedniej szerokości

Czynniki fizyczne, biologiczne, inne czynniki, w tym niebezpieczne:
- uciążliwości związane z obsługą monitorów ekranowych pow. 4 godzin dziennie

Zakres zadań

• sporządza wnioski na zakup mebli, sprzętu biurowego, artykułów biurowych i środków czystości oraz realizuje potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie zaopatrzenia w kwiaty oraz artykuły spożywcze do bieżącej działalności sekretariatów Dyrektora oraz jego zastępców na konferencje i narady
• prowadzi gospodarkę składnikami majątkowymi w budynku siedziby Urzędu (w tym podręczne magazyny materiałowe i narzędziowe) wraz z przeprowadzaniem inwentaryzacji w zakresie powierzonych składników majątkowych, sporządza dokumentację dotyczącą przyjęcia środków trwałych na stan majątkowy lub ich likwidację zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Dyrektora Urzędu Morskiego w Gdyni
• zabezpiecza pod względem sprawności sprzęt biurowy i ogólne wyposażenie budynku poprzez organizowanie napraw
• organizuje prace związane z: obsługą narad, spotkań, konferencji i innych uroczystości okolicznościowych; utrzymaniem należytego ładu i porządku w budynku siedziby Urzędu i terenie do niego przyległym; koordynuje prace związane z dekorowaniem budynku siedziby Urzędu
• przygotowuje materiały do postępowań przetargowych oraz umów i zleceń na udzielenie zamówień publicznych na dostawy i usługi oraz rejestruje, sprawdza prawidłowość wpływających faktur wraz z przygotowywaniem opisu faktury zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Dyrektora Urzędu Morskiego w Gdyni
• sporządza rozliczenia miesięczne oraz roczne wydanych posiłków profilaktycznych i wody mineralnej oraz sporządza wykazy pracowników Wydziału, którym przysługuje ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży ochronnej
• opracowuje dane do sprawozdań i planów w zakresie wykonywanych zadań
• zastępuje pracowników obsługujących Sekretariaty Urzędu w czasie ich nieobecności w pracy (podczas zastępstw wykonuje wszystkie czynności z zakresu działania Sekretariatów takie jak: obsługa administracyjna sekretariatu; prowadzenie terminarza spotkań, narad; redagowanie projektów pism, komunikatów i poleceń; obsługa organizacyjna spotkań; udostępnianie informacji publicznej; prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi Dyrektora)

Wymagania niezbędne

• komunikatywna znajomość języka angielskiego (A2 wg ESOKJ)
• znajomość przepisów prawa w zakresie udzielenia zamówień publicznych związanych z realizacją zadań
• Umiejętność komunikacji
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
• Umiejętność współpracy
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne"
• umiejętność działania w sytuacjach stresowych