Specjalista

Warunki pracy

Warunki pracy:
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Pomieszczenia zakładu pracy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy, pomieszczeń higieniczno-sanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich. Brak dostępu do części pomieszczeń dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Stanowisko pracy mieści się na czwartym piętrze budynku biurowego.

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Ogólny zakres czynności na stanowisku pracy:
Praca administracyjno-biurowa; obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.
Czynności fizyczne:
1. rozmowy telefoniczne zewnętrzne i wewnętrzne oraz kontakty z innymi pracownikami w innych wydziałach.
2. konieczność poruszania się po terenie Urzędu.

Zakres zadań

• Prowadzi nadzór nad procesem archiwizacji spraw elektronicznych
• Współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi UPRP w zakresie archiwizacji dokumentów elektronicznych.
• Szkoli osoby wskazane w komórkach organizacyjnych w zakresie prawidłowego przygotowywania dokumentacji elektronicznej do przekazania do archiwum zakładowego
• Kontroluje prawidłowe przekazanie spraw w EZD w przypadku ustania zatrudnienia albo przeniesienia pracownika UPRP do pracy w innej komórce organizacyjnej
• Inicjuje brakowanie elektronicznej dokumentacji niearchiwalnej
• Wycofuje dokumentację z modułu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej
• Prowadzi kwerendy w zasobach archiwalnych dokumentacji elektronicznej
• Współpracuje z Archiwum Akt Nowych w zakresie opracowywania, wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
• Bierze udział w kontrolach i audytach realizowanych przez organy zewnętrzne oraz analizuje ustalenia kontrolne.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe wraz z ukończonym kursem kancelaryjno archiwalnym drugiego stopnia lub wyższe na kierunku archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją lub ekwiwalentne
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie pracy w archiwum zakładowym, znajomość systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW.

• znajomość przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wykonawczych do ustawy,
• znajomość przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
• znajomość przepisów ustawy o finansach publicznych,
• umiejętność zarządzania pracownikami,
• umiejętności analityczne,
• dobra organizacja pracy własnej oraz orientacja na osiągnięcie celów,
• umiejętność pracy w zespole,
• rzetelność, systematyczność i terminowość,
• orientacja na klienta/interesariusza,
• łatwość komunikowania się (komunikacja interpersonalna i pisemna), w tym asertywność,
• radzenie sobie w sytuacjach trudnych (odporność na stres),
• umiejętności obsługi komputera i korzystania z narzędzi informatycznych (obsługa komputera, poczty elektronicznej, korzystania z wyszukiwarki internetowej,pakietu MS Office MS Excel) oraz urządzeń biurowych (faks, skaner, kopiarka),
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs kancelaryjno archiwalny drugiego stopnia
• Szkolenia z zakresu przepisów o funkcjonowaniu archiwów
• Dobra znajomość działania systemu EZD.