Specjalista

Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
  
• bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich,
  
• konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
  
• w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
  
• nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
  
• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
  
• praca w pokoju wieloosobowym,
  
• praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,
  
• przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
  

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę biurową sekretariatu departamentu, w tym łączy rozmowy, przedkłada Dyrektorowi pisma do dekretacji i przekazuje zadekretowaną korespondencję, prowadzi kalendarz spotkań Dyrektora.
• Prowadzi elektroniczną ewidencję obiegu pism wpływających i wychodzących z Departamentu (EZD).
• Przygotowuje organizacyjnie i obsługuje protokolarnie spotkania z interesantami i gośćmi.
• Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom departamentu.
• Koordynuje elektroniczny obieg pism wpływających do Departamentu oraz spraw dotyczących rejestru skarg, listów, wniosków i petycji.
• Prowadzi sprawy i zaopatrzenia departamentu w materiały, urządzenia i sprzęt biurowy.
• Przygotowuje pisma na zlecenie dyrektora lub jego zastępcy.
• Koordynuje sprawy pracownicze, socjalne i administracyjne, w tym prowadzi ewidencję pracy pracowników poza normalnymi godzinami pracy.

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
• Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów, skuteczna komunikacja, zorientowanie na klienta, wysoki poziom kultury osobistej
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2