Specjalista

Warunki pracy

Budynek przy ul. Stefana Batorego 5:

Wejście do budynku od strony ul. Rakowieckiej 2a w Warszawie (Biuro Przepustek) wyposażone w windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych.

Wejście do budynku przy ul. Stefana Batorego 5 wyposażone w podjazd dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość ciągów komunikacyjnych i drzwi wewnętrznych dostosowane są do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Wewnątrz budynku znajdują się windy ułatwiające poruszanie się,

Na parterze i piętrach: I, II, III i IV  (z pięciu pięter budynku) znajdują się łazienki dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• 
  
• praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
  
• obsługa klientów zewnętrznych.
  

Zakres zadań

• Obsługuje w zakresie administracyjno-biurowym sekretariat Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej.
• Prowadzi dziennik korespondencji przychodzącej (eDOK) kierowanej do Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej. Prowadzi dziennik korespondencji z klauzulą "zastrzeżone", analizuje korespondencji i przekazuje ją do dekretacji Kierownictwu Departamentu Komunikacji Społecznej.
• Weryfikuje i analizuje pod kątem formalnym korespondencję przedkładaną do podpisu Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej, w tym przekazuje zwrotne informacje m.in. o występujących brakach formalnych w przedłożonej korespondencji.
• Prowadzi harmonogram, organizuje spotkania i zajęcia stałe Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej.
• Przygotowuje projekty pism, wykazów, statystyk, stosownie do poleceń Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej.
• Udziela interesantom informacji o kompetencjach Urzędu i kieruje je do właściwych Biur/Departamentów w celu załatwienia spraw.
• Prowadzi sprawy dotyczące zabezpieczania potrzeb Departamentu Komunikacji Społecznej na materiały biurowe, a także zabezpieczania potrzeb Kierownictwa Biura, w zakresie sprzętu, prasy, materiałów biurowych i spożywczych, w tym dokonuje zakupów oraz weryfikuje faktur.
• Prowadzi sprawy związane z ochroną informacji niejawnych w zakresie właściwości Departamentu Komunikacji Społecznej.

Wymagania niezbędne

• Co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w wykonywaniu zadań sekretarsko-asystenckich.
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej.
• Znajomość organizacji urzędu i resortu spraw wewnętrznych i administracji.
• Podstawowa znajomość instrukcji kancelaryjnej.
• Podstawowa znajomość ustawy o ochronie danych osobowych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Orientacja na klienta, umiejętność radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych.
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów, umiejętność współpracy, skutecznego komunikowania się, rzetelność, gotowość do doskonalenia zawodowego.
• Wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość systemu obiegu korespondencji eDOK.