Starszy archiwista/starsza archiwistka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań: praca w siedzibie urzędu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno–techniczne stanowiska pracy:

Stanowisko pracy zlokalizowane jest na parterze budynku. Praca wykonywana jest głównie w pomieszczeniu archiwalnym, wyposażonym w regały do przechowywania dokumentacji oraz podstawowy sprzęt biurowy, w tym komputer i drukarkę.

Archiwum funkcjonuje w dwóch odrębnych budynkach, co wiąże się z koniecznością przemieszczania się pracownika na zewnątrz pomiędzy obiektami. Zaplecze socjalne zlokalizowane jest w sąsiednim budynku.

Wejście do budynku oraz poruszanie się wewnątrz archiwum wiąże się z koniecznością pokonania pojedynczych stopni (przy wejściu oraz w obrębie pomieszczenia archiwalnego). Budynki nie są dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Pomieszczenia spełniają podstawowe wymagania w zakresie oświetlenia i wentylacji, jednak występuje kontakt z dokumentacją papierową, co może powodować narażenie na kurz. Ciągi komunikacyjne umożliwiają poruszanie się pracownika z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, z uwzględnieniem konieczności przemieszczania się pomiędzy budynkami.

Zakres zadań

• koordynuje, nadzoruje i doskonali funkcjonowanie archiwum zakładowego WIW, w tym zapewnienia zgodne z przepisami przechowywanie dokumentacji, zapewnia właściwą organizację zasobu oraz jego dostępność dla komórek organizacyjnych i organów kontrolnych, w celu zapewnienia wysokiego standardu pracy archiwum, bezpieczeństwa zasobu oraz sprawnego dostępu do dokumentacji dla uprawnionych podmiotów
• prowadzi i nadzoruje procesy ewidencjonowania, klasyfikowania, porządkowania i zabezpieczania akt, z kontrolą poprawności kwalifikacji archiwalnej oraz zgodności z normami kancelaryjno archiwalnymi; udziela wsparcia merytorycznego komórkom organizacyjnym w zakresie stosowania JRWA i zasad archiwizacji, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentacji, jej kompletności, identyfikowalności i bezpiecznego przechowywania zgodnie z obowiązującymi przepisami
• organizuje, koordynuje i prowadzi procesy brakowania dokumentacji oraz przygotowuje materiały archiwalne do przekazania do archiwum państwowego, w tym sporządza i weryfikuje spisy, oceny wartości dokumentacji oraz przygotowuje wnioski o brakowanie, w celu zapewnienie zgodnego z prawem obiegu dokumentacji, eliminacji zbędnych akt oraz właściwego przygotowania materiałów archiwalnych do trwałego przechowywania

Wymagania niezbędne

• kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia
• umiejętność pracy w zespole: współpraca z innymi pracownikami, dzielenie się wiedzą oraz informacjami; zgłaszanie konstruktywnych wniosków usprawniających pracę zespołu
• znajomość obowiązujących przepisów prawa archiwalnego
• znajomość przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych wydanych na ich podstawie
• znajomość aktów normatywnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w szczególności dotyczących gromadzenia, ewidencjonowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych
• znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych
• umiejętność interpretacji przepisów prawa
• umiejętność klasyfikowania, porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji
• dbałość o właściwe warunki przechowywania akt i ich zabezpieczenie
• dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność w pracy z dokumentami
• umiejętność pracy samodzielnej i systematycznej
• dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów
• komunikatywność i współpraca z komórkami organizacyjnymi urzędu
• odporność na monotonię i powtarzalność zadań
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później; osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia
• obsługa systemów elektronicznego zarzadzania dokumentacją (EZD)