Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
obciążenie mięśniowo – szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych i prowadzeniu samochodu służbowego,
wysiłek fizyczny,
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
praca w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac ale nie są przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,
praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.
Zakres zadań
- Obsługuje skład chronologiczny, w szczególności rejestruje nowe dokumenty w składzie chronologicznym, realizuje zgłoszenia w zakresie wypożyczeń, zwrotów i wyrejestrowania dokumentów ze składu chronologicznego oraz przechowuje dokumentację z każdego zbioru składu chronologicznego w odrębnych materiałach archiwalnych; w celu uporządkowania zbioru dokumentacji w postaci nieelektronicznej
- Przyjmuje, kompletuje i przedkłada korespondencję przychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do ewidencji
- Przyjmuje korespondencję do wysyłki od pracowników Oddziału, w szczególności: rejestruje koperty w rejestrze korespondencji wychodzącej
- Skanuje korespondencję przychodzącą do Oddziału i obsługuje urządzenia biurowe będące na wyposażeniu Kancelarii
- Obsługuje Centralę telefoniczną Oddziału oraz udziela klientom zewnętrznym informacji oraz kieruje ich do merytorycznych wydziałów
- Archiwizuje i przekazuje dokumenty potwierdzające otrzymanie/wysłanie korespondencji do zakładowego archiwum akt jawnych
- Prowadzi obsługę sekretariatu w zastępstwie nieobecnego pracownika sekretariatu.
- Zgłasza do pracownika administracji zapotrzebowania na druki, materiały biurowe, oraz inne materiały niezbędne do funkcjonowania Kancelarii.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego
- znajomość zasad obiegu dokumentów
- znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej,
- znajomość przepisów Kodeksu Postepowania Administracyjnego, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych,
- umiejętność obsługi klientów wewnętrznych i zewnętrznych urzędu,
- znajomość obsługi komputera (umiejętność obsługi pakietu MS Office, a w szczególności programów Excel i Word) i urządzeń biurowych,
- kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- umiejętność obsługi specjalistycznego programu do ewidencji korespondencji EZD – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją,