Starszy inspektor

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• umowa na czas określony (12 m-cy w ramach ustawy o służbie cywilnej) z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony,
  
• stres związany z działaniem pod presją czasu,
  
• dyspozycyjność, odbywanie wyjazdów służbowych na terenie kraju,
  
• możliwość pracy w godzinach nadliczbowych,
  
• obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych,
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca w pomieszczeniach biurowych z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
  
• budynek zaopatrzony jest wyłącznie w schodołaz umożliwiający transportowanie wózka inwalidzkiego,
  
• budynek nie spełnia wymogów dotyczących podjazdów, wind, toalet dla osób  niepełnosprawnych (spełnia wyłącznie na parterze).
  

Zakres zadań

• Przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą ( w tym korespondencję niejawną) do podpisu i dekretacji dyrektorowi oraz jego zastępcom w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Oddziale a także przyjmuje dokumenty z wydziałów, celem przekazania ich do wysyłki za pośrednictwem poczty.
• Prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami w celu właściwej organizacji ich pracy oraz kieruje interesantów do kompetentnych wydziałów celem załatwienia przedmiotowych spraw.
• Obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału w celu zapewnienia właściwej pracy biura Oddziału.
• Przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora i pracowników Oddziału
• Redaguje pisma dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli w celu właściwej obsługi sekretariatu.
• Archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Oddziale.
• Przygotowuje dokumentację na zamówienia publiczne związane z potrzebami sekretariatu celem jego właściwego funkcjonowania.

Wymagania niezbędne

• Wiedza z zakresu przepisów Prawo zamówień publicznych oraz przepisów kancelaryjno-archiwalnych
• Kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• Umiejętność obsługi komputera, w tym biegle pakietu MS Office .
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• kurs obsługi sekretariatu
• przeszkolenie z programu w zakresie ewidencji korespondencji
• poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone