Zastępca Kierownika Działu Kadr i Administracji

Zadania własne zastępcy kierownika:

• wspieranie kierownika Działu w organizacji pracy działu i zapewnienia ciągłości działania obsługi instytucji,
• prowadzenie rejestru oraz odpowiadanie na zapytania odnośnie informacji publicznej,
• realizacja zadań wspierających inspektora ochrony danych w zakresie zadań związanych ochroną danych osobowych,
• prowadzenie rejestrów i zadań związanymi z kontrolą zarządca,
• aktualizacje zarządzeń Dyrektora,
• prowadzenie i uzupełnianie rejestru ryzyka,
• aktualizacja i prowadzenie rejestru incydentów,
• obsługa Warszawskiego Programu Ubezpieczeniowego, w tym w szczególności aktualizacja sum ubezpieczeniowych, zgłaszanie szkód majątkowych, itp.
• kontrola poprawności wykonywania umów realizowanych przez zewnętrznych dostawców,
• wspieranie specjalisty ds. BHP w zakresie prowadzenia spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie;
• koordynowanie przeprowadzania praktycznych warunków ewakuacji z budynków Ośrodka, monitorowanie ochrony przeciwpożarowej w budynkach Ośrodka,
• współpraca z radcą prawnym, IODem oraz konsultantem ds. zamówień publicznych,
• zastępowanie kierownika Działu podczas nieobecności.

Nadzór nad sprawami realizowanymi przez pracowników działu:

• nadzorowanie współpracy z sądami w zakresie kierowania do pracy koordynowania prac społecznych osób skazanych,
• nadzór nad rejestrami w zakresie upoważnień ODO i dostępów do systemów IT,
• nadzór nad realizacją usług sprzątania, dozorowania i ochrony budynków,
• nadzór nad realizacją zadań związanych z dostępnością architektoniczną, cyfrową oraz informacyjno-komunikacyjną Ośrodka,
• nadzór nad majątkiem Ośrodka, nadzór nad inwentaryzacją mienia Ośrodka,
• nadzór nad dbałością o stan techniczny pomieszczeń Ośrodka oraz dbałość o sprawność urządzeń i sprzętów będących na wyposażeniu Ośrodka,
• nadzór nad pracą kancelarii we wszystkich siedzibach Ośrodka, kontrola stosowania instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• nadzór na pracą sekretariatu Dyrektora Ośrodka, nadzór nad prowadzeniem rejestrów zawartych umów, porozumień, pełnomocnictw, upoważnień i wewnętrznych aktów normatywnych,
• nadzór nad prowadzeniem składnicy akt Ośrodka,
• nadzór nad prowadzeniem podręcznego magazynu materiałów biurowych, w tym zaopatrzenie komórek organizacyjnych Ośrodka w niezbędne materiały biurowe, środki czystościowe, art. spożywcze i przemysłowe, dystrybucja ww. materiałów, zgodnie ze złożonymi przez kierowników komórek organizacyjnych Ośrodka zapotrzebowaniami,
• nadzór nad redagowaniem strony internetowej Ośrodka oraz nadzór nad treściami zamieszczanymi w Biuletynie Informacji Publicznej.

Miejsce pracy:

Praca w siedzibie Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m.st. Warszawy przy ul. Bema 91 w Warszawie. Budynek wyposażony jest w podjazd. Ciągi komunikacyjne umożliwiają poruszanie się wózkiem inwalidzkim. Toalety dostosowane do osób poruszających się na wózku inwalidzkim. Budynek niedostosowany dla osób niedowidzących i niewidzących.

Stanowisko pracy:

Stanowisko pracy w siedzibie Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola w Warszawie. Praca na stanowisku decyzyjnym związanym z odpowiedzialnością. Wykonywanie czynności w pracy związane jest z obsługą komputera (powyżej 4 godzin dziennie), urządzeń biurowych, rozmowami telefonicznymi, przemieszczanie się wewnątrz budynku oraz pomiędzy siedzibami Ośrodka. Na stanowisku pracy brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym.

Warunki zatrudnienia:

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, umowa o pracę może zostać zawarta na czas określony nie dłuższy niż 6 miesięcy. Pracownik podejmujący po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym zobowiązany jest do odbycia służby przygotowawczej (zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych).

• wykształcenie wyższe II stopnia,
• min. 5-letni staż pracy,
• min. 5-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze obsługi zadań administracyjnych lub w obszarze obsługi klienta,
• min. roczne doświadczenie w kierowaniu zespołem rozumiane jako pełnienie formalnej funkcji kierowniczej, kierowanie projektem lub koordynowanie działań innych pracowników bez formalnej funkcji kierowniczej (potwierdzone zakresem obowiązków lub opinią pracodawcy),
• bardzo dobra znajomość regulacji prawnych kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów związanych z ochroną danych osobowych,
• obywatelstwo polskie (o stanowisko mogą ubiegać się również osoby nie posiadające obywatelstwa polskiego zgodnie z art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych),
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
• niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
• nieposzlakowana opinia.

Wymagania dodatkowe:

• co najmniej roczne doświadczenie w realizacji zadań związanych z kontrolą zarządczą,
• co najmniej roczne doświadczenie w prowadzeniu /nadzorowaniu kancelarii lub sekretariatu jednostki administracji samorządowej lub rządowej,
• co najmniej 2–letnie doświadczenie w kierowaniu pracą dużego zespołu (min. 15 osób).

Pożądane kompetencje:

• wiedza specjalistyczna niezbędna do podjęcia pracy na stanowisku,
• dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność delegowania uprawnień i zadań,
• umiejętność szybkiego podejmowania decyzji,
• umiejętność przyjmowania odpowiedzialności,
• wysokie umiejętności interpersonalne ( komunikatywność, rozwiązywanie konfliktów, zarządzanie przekazem, budowanie zespołu i zarządzaniem zespołem)
• zdolności analityczne,
• efektywność działania,
• umiejętność radzenia sobie ze stresem,
• rzetelność, sumienność, samodzielność,
• dyspozycyjność,
• inicjatywa,
• umiejętność sprawnej obsługi komputera,
• bardzo dobra znajomość MS Office / Libra Office (w tym wysokie umiejętności obsługi arkuszy kalkulacyjnych),
• umiejętność uczenia się i aktualizowania wiedzy niezbędnej do realizacji zadań na stanowisku.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych: W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6 %.

• pracę w innowacyjnej instytucji,
• pracę w życzliwym zespole, wsparcie kierownika,
• stabilne warunki zatrudnienia w ramach umowy o pracę,
• możliwość rozwoju zawodowego i udział w atrakcyjnych szkoleniach,
• dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy,
• trzynaste wynagrodzenie,
• atrakcyjny pakiet socjalny: dofinansowanie wypoczynku tzw. grusza, dofinansowanie wypoczynku dla dzieci, pożyczki pracownicze na preferencyjnych warunkach,
• dofinansowanie zajęć sportowych – FitProfit oraz możliwość korzystania z systemu kafeteryjnego My Benefit,
• możliwość przystąpienia do programu opieki medycznej (LUX MED),
• możliwość wykupienia polisy na życie w preferencyjnej cenie (w ramach grupowego ubezpieczenia).