Asystentka Biura

Opis stanowiska

Prowadzenie biura to bardzo odpowiedzialne zadanie (życie i funkcjonowanie biura jest w Twoich rękach) i tylko wyjątkowa mieszanka cech osobowości jest w stanie robić to sprawnie, skutecznie i z poczuciem satysfakcji. Czy jesteś właściwą osobą?

A więc, szukamy osoby, która...

• Lubi wyzwania. Praca na stanowisku Asystentki Biura to w naszej firmie rzeczywiste wyzwanie. Dlaczego? Ponieważ dużo się dzieje. W rzeczywistości w biurze mieszczą się 4 firmy, nie jedna (InSee – www.insee.pl, ViewOne – www.viewone.pl, ITLS – www.itls.pl, Focus Point – www.focuspoint.pl). To oznacza wiele procesów, wiele osób zlecających zadania, wielu gości w biurze, wiele różnych grup dokumentów, wiele... wszystkiego.

• Lubi dynamiczną atmosferę. Dlaczego? Patrz wyżej.

• Ma silne poczucie odpowiedzialności za wykonywane zadania. Zakres obowiązków jest bardzo szeroki – od wprowadzania faktur, przez organizację wyjść i wyjazdów, budowanie wizerunku firmy wśród naszych gości, po koordynację zaopatrzenia biurowego i wiele innych. Jeśli potrafisz wziąć ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA EFEKTY swoich działań – będziesz odczuwać satysfakcję i praca będzie sprawiała Ci przyjemność. W przeciwnym razie nie odnajdziesz się w dynamicznym środowisku.

• Jest dokładna. Sprawdzamy to podczas testu rekrutacyjnego. Dokładność na tym stanowisku jest absolutnie konieczna. Jeśli z natury rzeczy jesteś osobą dobrze zorganizowaną, prezycyjną, która woli sprawdzić coś dwa razy niż popełnić błąd, skupia się na tym co w danej chwili robi – to dobry sygnał.

• Słucha i jest komunikatywna. Umiejętność słuchania ze zrozumieniem przy obecnym tempie życia zaczyna powoli zanikać. Szukamy osoby, która to potrafi. Jednocześnie oczekujemy otwartości, dawania feedbacku, chęci zadawania pytań, ciekawości, wnikliwości.

Twój zakres obowiązków

Na stanowisku Asystentki Biura przyjdzie Ci się zmierzyć m.in. z następującymi zadaniami (poznasz je dokładnie w trakcie szkolenia wprowadzającego):

• Prowadzenie kalendarzy spotkań oraz zarządzanie rezerwacją salki konferencyjnej,
• Odbieranie telefonów,
• Przyjmowanie gości oraz obsługa spotkań,
• Zarządzanie korespondencją wychodzącą i przychodzącą oraz wewnętrznym obiegiem dokumentów i informacji,
• Przygotowywanie dokumentów (umowy, faktury, pisma) oraz prowadzenie ewidencji dokumentów (w tym dokumentów księgowych),
• Zamawianie materiałów biurowych,
• Współpraca z dostawcami (księgowa, firmy kurierskie, firma sprzątająca i inne),
• Opieka nad biurem i sprzętem biurowym,
• Organizacja spotkań ogólnofirmowych i wyjazdów integracyjnych,
• Dbanie o profesjonalny wizerunek firmy.

Wymagane doświadczenie zawodowe

Spodziewasz się, że wymagamy od Ciebie dużego doświadczenia? Dla nas okresem wystarczającym będzie pół roku przepracowane w miejscu o podobnym charakterze obowiązków (recepcja, sekretariat, biuro) lub praca w środowisku, które wymaga podobnej osobowości i charakteru (oceń samodzielnie czy takie posiadasz przed wysłaniem do nas zgłoszenia). To właśnie na te aspekty kładziemy większy nacisk – jeśli więc czujesz, że masz szansę się sprawdzić i chcesz się wykazać nawet mimo niewielkiego jeszcze doświadczenia – zapraszamy.

Oferujemy

Czego możesz się spodziewać?

• Wszyscy nasi obecni i byli pracownicy pytani o to, co u nas najlepsze, jednoznacznie podkreślają fajną, pozytywną atmosferę i bardzo zgrany zespół. Podobno „mamy to dobrze poukładane i czuć u nas ducha zespołu“.
• Gwarantujemy, że nie zabraknie Ci wyzwań i różnorodnych obowiązków – nigdy nie będziesz się u nas nudzić.
• To co robisz ma realny i bezpośredni wpływ na życie i rozwój firmy – podejmujesz decyzje, które mają rzeczywiste odzwierciedlenie w tym, co się dookoła dzieje.
• Raz do roku organizujemy (będzie to należało do Twoich obowiązków) wyjazd integracyjny, są też liczne wyjścia, grille i spotkania.
• Otrzymasz od nas prywatną opiekę zdrowotną w przychodni Medicover, która mieści się w odległości 5 min spacerem od biura.
• Z całą pewnością zdobędziesz nowe umiejętności – chwalą sobie to Ci z nas, którzy kiedyś pracowali na stanowisku, na które aplikujesz, a dziś pracują rozwijając siebie i firmę w innych obszarach.