Najnowsze oferty pracy

  • Asystent / Asystentka ds. Relacji z Podwykonawcami

    LUX MED Sp. z o.o.   Warszawa    praca stacjonarna
    asystent
    24 godz.
    Twoje zadania: Weryfikacja zakresów w placówkach podwykonawczych + sporządzanie aneksów do umowy. Weryfikacja poprawności rozliczeń placówek partnerskich. Bieżąca współpraca z placówkami w kwestiach obsługowych. Współpraca z innym działami w firmie.
  • Asystent/ Asystentka ds. Likwidacji Roszczeń

    LUX MED Sp. z o.o.   Warszawa    praca stacjonarna
    starszy specjalista (senior) / asystent
    1 dni
    Twoje zadania: Rozkładanie poczty. Prowadzenie, nadzór i rejestracja roszczeń w Rejestrze Szkód. Prowadzenie i nadzór nad teczkami szkodowymi Klientów LUX MED. Weryfikacja kompletności otrzymanej dokumentacji szkodowej. Kontakt z podmiotami zewnętrznymi w zakresie niezbędnym do likwidacji...
  • Asystent / Asystentka z j. angielskim

    Praca.pl Sp. z o.o.   Warszawa    praca stacjonarna
    asystent  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj bez CV
    1 dni
    Zadania: Administracyjne wsparcie zespołu. Korespondencja dwujęzyczna. Tworzenie raportów/prezentacji po angielsku. Organizacja spotkań i wyjazdów służbowych. Komunikacja z zagranicznymi partnerami/klientami.
  • Asystent / Asystentka biura

    ISON Care Sp. z o.o.   Warszawa, Wola, ul. Sienna 73    praca stacjonarna
    asystent  umowa o pracę / zlecenie  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    2 dni
    Twój zakres obowiązków Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej Przygotowywanie dokumentów, raportów oraz nadzór nad ich obiegiem Wspieranie innych pracowników w codziennych zadaniach administracyjnych Obsługa spotkań i konferencji biurowych Osobista i telefoniczna obsługa...
  • Profesjonalny Asystent / Profesjonalna Asystentka

    PwC   Warszawa    praca hybrydowa
    asystent
    2 dni
    Twoja przyszła rola: wsparcie administracyjne wynikających ze specyfiki roli przełożonego, zarządzanie kalendarzem, kompleksowa organizacja spotkań biznesowych i integracyjnych, organizacja podróży służbowych, rozliczanie wydatków służbowych, wsparcie w przygotowaniu i obiegu dokumentów.
  • Starsza Asystentka / Starszy Asystent w dziale kadr

    Contract Administration Sp. z o.o.   Warszawa, Rondo Daszyńskiego    praca stacjonarna
    asystent  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online
    2 dni
    Opis stanowiska: Wprowadzanie danych do systemu kadrowo-płacowego, Kontrola poprawności i kompletności dokumentów dostarczanych przez klienta i ich właściwa kwalifikacja, Przygotowywanie standardowej dokumentacji kadrowej (np. umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, skierowania na badania,...
  • Asystentka / Asystent biura z językiem angielskim

    ASC Global Polska Sp. z o.o.   Warszawa, Mokotów    praca stacjonarna
    asystent  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    2 dni
    Your responsibilities: managing filing system; updating paperwork, maintaining documents; providing administrative support to ensure the efficient operation of the office; creating, maintaining, and entering information into databases; carrying out administrative duties such as filing, typing,...
  • Asystent / Asystentka w Zespole Wsparcia Administracyjnego DRP

    Benefit Systems S.A.   Warszawa, Rondo Daszyńskiego    praca stacjonarna
    asystent  umowa zlecenie  pełny etat
    2 dni
    Na rozgrzewkę kilka pytań Posiadasz chęć i entuzjazm do pracy? Jesteś skrupulatny? Cechuje Cię sumienność? Potrafisz pracować w grupie, ale również samodzielnie? Komunikatywność jest Twoją mocną stroną? Sprawdź swój codzienny plan treningowy Przygotowywanie i wysyłka materiałów...
  • Asystent / Asystentka Biura (Recepcja)

    Staff Partners   Warszawa, Ochota    praca stacjonarna
    specjalista junior / mid / asystent / praktykant/stażysta  umowa o pracę  pełny etat   5 000 - 6 500 zł brutto/mies.
    2 dni
    Zakres obowiązków: Dbanie o profesjonalny wizerunek firmy i nienaganny stan przestrzeni biurowej; Kompleksowe obsługiwanie recepcji: przyjmowanie gości, koordynowanie spotkań, odbieranie połączeń; Obsługiwanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz przesyłek kurierskich;...
  • Stażysta / Stażystka w Dziale Administracyjno-Finansowym

    Urząd Dozoru Technicznego   Warszawa    praca stacjonarna
    praktykant/stażysta  umowa o pracę  pełny etat
    3 dni
    Kluczowe obowiązki: Bezpośrednia i telefoniczna obsługa klienta. Obsługa korespondencji. Obsługa programów informatycznych: ZSI, EZD PUW, EUDT. Archiwizacja i skanowanie dokumentacji.
Zobacz więcej ofert pracy
Praca.pl Praca Mazowieckie Warszawa Asystent / Asystentka Warszawa
Finance and Administrative Assistant

Finance and Administrative Assistant

Międzynarodowa Organizacja ds.Migracji
Warszawa
asystent
pełny etat
umowa o pracę
praca hybrydowa
rekrutacja online
456 dni temu

Ogłoszenie numer: 7838958, from 2022-12-28

Established in 1951, IOM is the leading inter-governmental organization in the field of migration and works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. The International Organization for Migration (IOM) is committed to the principle that humane and orderly migration benefits migrants and society. As the leading international organization for migration, IOM acts with its partners in the international community to: assist in meeting the growing operational challenges of migration management; advance understanding of migration issues; encourage social and economic development through migration, and; uphold the human dignity and well-being of migrants.

 

IOM has been active in Poland since 2002 under an agreement with the Polish government and conducts various migration programs, including activities supporting the integration of male and female migrants into Polish society. IOM in Poland implements projects aimed at the private sector to promote ethical recruitment, respect for the rights of migrants and migrant women as well as the elimination of forced labour from value chains and the prevention of human trafficking.

Finance and Administrative Assistant

Location: Warszawa

Reference No.: PLVN22-024

 

Job description

Context:

Under the overall supervision of the Chief of Mission (CoM) in Poland and direct supervision of the Resources Management Officer (RMO); and, in collaboration with relevant units at Headquarters and the Administrative Centres, the successful candidate will be responsible and accountable for effectively supporting and managing the Finance functions and support the operations of the USRAP hub in the country office, sub offices and related units.

 

Core Functions / Responsibilities:

  • Assist in managing financial resources by monitoring and controlling assets, reserves, funds, supplies, etc. in accordance with IOM rules and regulations;
  • Assist in preparing annual budget submission and revisions including estimating staff cost as well as rental and utilities, office equipment and supplies, printing, and other contracts, services or running expenses, to include in the budget;
  • Extract and input data from various sources in financial or accounting systems;
  • Assist providing guidance in accounting, budget and financial related issues;
  • Assist in the preparation of the payroll by executing validity checks on monthly payroll results;
  • Reviews all types of payments starting from purchases to payment requests verifying that they are duly authorized and all the supporting documents are attached therewith;
  • Create new Vendor Accounts in PRISM;
  • Verify vendor claims for accuracy and conformance with IOM finance policies and instructions;
  • Perform claim verifications against documentation to ensure that purchases/services are properly authorized and that the goods have been received or services rendered;
  • Assist in the preparation of budget, accounting, financial, statistical reports and other reports as required;
  • Provide assistance to all staff services such as travel, expense claims, document retrieval, etc.;
  • Ensure proper and systematic completion of all posted payments and other accounting documents according to the established standards;
  • Perform other related duties as required

Requirements

Required Qualifications and Experience

 

Education

  • High School diploma with five years of relevant experience; or,
  • Bachelor’s degree in Business Administration, Accounting, Finances, or related fields with three years of relevant professional experience

Experience and Skills

  • Proficient in Microsoft Office applications e.g. Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook; previous experience in SAP is a distinct advantage;
  • Attention to detail, ability to organize paperwork in a methodical way;
  • Discreet, details and clients-oriented, patient and willingness to learn new things; and,
  • Prior work experience with international humanitarian organizations, non-government or government institutions/organization in a multi-cultural setting is an advantage.
  • Experience with Enterprise Resource Planning (ERP) systems will be a distinct asset.
  • Experience working with the United Nations or other international organizations will be an advantage.

Languages

  • Fluency in English and Polish (oral and written)

Required Competencies

IOM’s competency framework can be found at this link (https://www.iom.int/sites/g/files/tmzbdl486/files/about-iom/iom_revised_competency_framework_external.pdf)


The incumbent is expected to demonstrate the following values and competencies:


Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:

  • Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
  • Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
  • Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.

Core Competencies – behavioural indicators level 1

  • Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
  • Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
  • Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
  • Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
  • Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way

Other:


IOM is committed to a diverse and inclusive environment.


This post is subject to local recruitment. Only those holding a valid residence and work permit for Poland will be eligible for consideration.


Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation. At the time of recruitment, all candidates must disclose any known relative or spouse who works for IOM. Candidates may also be requested to provide documentary evidence of academic degree(s), professional licenses, and proof of no criminal records as relevant to the requirements of the position advertised.


Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, verification of residency, visa, and authorizations by the concerned Government, where applicable.


Vaccination against COVID-19 will be required for IOM personnel who are hired or otherwise engaged by IOM. As part of the mandatory medical entry on duty clearance, candidates will be requested to provide evidence of full vaccination.


Please add the following clause: I agree to the processing of my personal data for the needs necessary in the recruitment process.
 

Podobne oferty

  • Asystent / Asystentka ds. Relacji z Podwykonawcami

    LUX MED Sp. z o.o.   Warszawa    praca stacjonarna
    asystent
    24 godz.
    Twoje zadania: Weryfikacja zakresów w placówkach podwykonawczych + sporządzanie aneksów do umowy. Weryfikacja poprawności rozliczeń placówek partnerskich. Bieżąca współpraca z placówkami w kwestiach obsługowych. Współpraca z innym działami w firmie.
  • Asystent/ Asystentka ds. Likwidacji Roszczeń

    LUX MED Sp. z o.o.   Warszawa    praca stacjonarna
    starszy specjalista (senior) / asystent
    1 dni
    Twoje zadania: Rozkładanie poczty. Prowadzenie, nadzór i rejestracja roszczeń w Rejestrze Szkód. Prowadzenie i nadzór nad teczkami szkodowymi Klientów LUX MED. Weryfikacja kompletności otrzymanej dokumentacji szkodowej. Kontakt z podmiotami zewnętrznymi w zakresie niezbędnym do likwidacji...
  • Asystent / Asystentka z j. angielskim

    Praca.pl Sp. z o.o.   Warszawa    praca stacjonarna
    asystent  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj bez CV
    1 dni
    Zadania: Administracyjne wsparcie zespołu. Korespondencja dwujęzyczna. Tworzenie raportów/prezentacji po angielsku. Organizacja spotkań i wyjazdów służbowych. Komunikacja z zagranicznymi partnerami/klientami.
  • Asystent / Asystentka biura

    ISON Care Sp. z o.o.   Warszawa, Wola, ul. Sienna 73    praca stacjonarna
    asystent  umowa o pracę / zlecenie  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    2 dni
    Twój zakres obowiązków Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej Przygotowywanie dokumentów, raportów oraz nadzór nad ich obiegiem Wspieranie innych pracowników w codziennych zadaniach administracyjnych Obsługa spotkań i konferencji biurowych Osobista i telefoniczna obsługa...
  • Profesjonalny Asystent / Profesjonalna Asystentka

    PwC   Warszawa    praca hybrydowa
    asystent
    2 dni
    Twoja przyszła rola: wsparcie administracyjne wynikających ze specyfiki roli przełożonego, zarządzanie kalendarzem, kompleksowa organizacja spotkań biznesowych i integracyjnych, organizacja podróży służbowych, rozliczanie wydatków służbowych, wsparcie w przygotowaniu i obiegu dokumentów.
  • Starsza Asystentka / Starszy Asystent w dziale kadr

    Contract Administration Sp. z o.o.   Warszawa, Rondo Daszyńskiego    praca stacjonarna
    asystent  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online
    2 dni
    Opis stanowiska: Wprowadzanie danych do systemu kadrowo-płacowego, Kontrola poprawności i kompletności dokumentów dostarczanych przez klienta i ich właściwa kwalifikacja, Przygotowywanie standardowej dokumentacji kadrowej (np. umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, skierowania na badania,...
  • Asystentka / Asystent biura z językiem angielskim

    ASC Global Polska Sp. z o.o.   Warszawa, Mokotów    praca stacjonarna
    asystent  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    2 dni
    Your responsibilities: managing filing system; updating paperwork, maintaining documents; providing administrative support to ensure the efficient operation of the office; creating, maintaining, and entering information into databases; carrying out administrative duties such as filing, typing,...
  • Asystent / Asystentka w Zespole Wsparcia Administracyjnego DRP

    Benefit Systems S.A.   Warszawa, Rondo Daszyńskiego    praca stacjonarna
    asystent  umowa zlecenie  pełny etat
    2 dni
    Na rozgrzewkę kilka pytań Posiadasz chęć i entuzjazm do pracy? Jesteś skrupulatny? Cechuje Cię sumienność? Potrafisz pracować w grupie, ale również samodzielnie? Komunikatywność jest Twoją mocną stroną? Sprawdź swój codzienny plan treningowy Przygotowywanie i wysyłka materiałów...
  • Asystent / Asystentka Biura (Recepcja)

    Staff Partners   Warszawa, Ochota    praca stacjonarna
    specjalista junior / mid / asystent / praktykant/stażysta  umowa o pracę  pełny etat   5 000 - 6 500 zł brutto/mies.
    2 dni
    Zakres obowiązków: Dbanie o profesjonalny wizerunek firmy i nienaganny stan przestrzeni biurowej; Kompleksowe obsługiwanie recepcji: przyjmowanie gości, koordynowanie spotkań, odbieranie połączeń; Obsługiwanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz przesyłek kurierskich;...
  • Stażysta / Stażystka w Dziale Administracyjno-Finansowym

    Urząd Dozoru Technicznego   Warszawa    praca stacjonarna
    praktykant/stażysta  umowa o pracę  pełny etat
    3 dni
    Kluczowe obowiązki: Bezpośrednia i telefoniczna obsługa klienta. Obsługa korespondencji. Obsługa programów informatycznych: ZSI, EZD PUW, EUDT. Archiwizacja i skanowanie dokumentacji.