Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań.
Pracownik wykonuje czynności o charakterze:
- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,
- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie MC oraz poza nim.
Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzinna dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej.
Praca na stanowisku wiąże się z nietypowymi godzinami pracy. W okresach spiętrzenia zadań np. wpływu dużej ilości dokumentów księgowych na określony
termin płatności, pilnego przygotowania informacji dla kierownictwa, co wiąże się z otrzymywaniem i koniecznością obiegu zwiększonej liczby dokumentów księgowych, może zaistnieć potrzeba nieschematycznego podejścia do realizacji zadań, w tym świadczenia pracy w niestandardowych godzinach.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Do budynku prowadzą 2 wejścia od ul. Królewskiej, które są oznaczone literami A i B. Do obu wejść prowadzą schody.
Przy schodach do wejścia A znajduje się podjazd dla wózków. Dla gości przeznaczone jest wejście A. W budynku w holu A jest winda dostosowana do wjazdu wózków co umożliwia dostęp do wszystkich kondygnacji budynku osobom z niepełnosprawnością ruchową. Przed budynkiem wyznaczono 2 ogólnodostępne miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych. Do budynku i wszystkich jego pomieszczeń można wejść z psem asystującym i psem przewodnikiem.
W recepcji przy wejściu A i przy wejściu B są pętle indukcyjne.
Zakres zadań
- Prowadzi obsługę sekretarsko - asystencką Biura, w tym prowadzi harmonogram spotkań, koordynuje terminarzem spotkań i prowadzi obsługę spotkań kierownictwa Biura; prowadzi sprawy związane z wyjazdami służbowymi kierownictwa i pracowników Biura, gromadzi informacje dotyczące instytucji, urzędów oraz firm, z którymi Biuro pozostaje w kontakcie
- Przyjmuje i rejestruje korespondencję adresowaną do Biura, przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją oraz koordynuje obiegiem korespondencji zgodnie z normatywami kancelaryjnymi
- Prowadzi obsługę finansowo-księgową i sprawozdawczość udzielonych dotacji, w tym reguluje zobowiązania wynikające z zawartych umów o udzieleniu dotacji oraz opiniuje sprawozdania częściowe i końcowe z rozliczenia umów dotacji
- Koordynuje sprawy kadrowe i szkoleniowe pracowników Biura współpracując z komórką właściwą do spraw kadr w zakresie opracowania i aktualizacji opisów stanowisk pracy i zakresów obowiązków, nadzoruje prowadzenie ewidencji czasu pracy, obecności i planów urlopowych pracowników
- Pełni funkcję koordynatora elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją EZD PUW w Biurze oraz koordynuje procesem przechowywania dokumentacji
- Zapewnia wyposażenie sekretariatu w materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych i materiały biurowe, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Biura
- Prowadzi rejestry w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją EZD PUW wskazane przez kierownictwo Biura, w tym rejestr faktur i rejestr dotacji
- Prowadzi sprawy w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją EZD PUW i je archiwizuje
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego powyżej 2 lat w jednostkach sektora finansów publicznych
- Znajomość: przepisów o finansach publicznych i o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej, obsługi komputera i aplikacji biurowych (MS Office: Word, Excel, Outlook, Power Point) oraz sieci Internet, obsługi programu finansowo-księgowego, prowadzenia spraw w elektronicznym systemie obiegu dokumentacji klasy EZD
- Kompetencje miękkie: komunikacja, organizacja pracy i orientacja na osiągania celów, rzetelność, współpraca, myślenie analityczne
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Znajomość: przepisów i wytycznych dotyczących KPO, obsługi programu finansowo-księgowego Quorum autorstwa firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o. o. , obsługi Informatycznego Systemu Budżetu Państwa (TREZOR), obsługi systemów bankowości elektronicznej (NBE-NBP, BGK), obsługi elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW)