Inspektor do spraw: obsługi sekretariatu Biura w Biurze Organizacyjno-Administracyjnym

Opis stanowiska

Liczba stanowisk 1
Wymiar etatu 1
Status nabór w toku
Miejsce pracy Poznań, al. Niepodległości 16/18
Ważne do 3 października 2025 r.
Wynagrodzenie zasadnicze od 5000,00 zł do 5300,00 zł brutto

Osoba na tym stanowisku:

• wspiera dyrektora i zastępcę dyrektora Biura w bieżącej pracy zgodnie z otrzymywanymi poleceniami
• obsługuje korespondencję zewnętrzną i wewnętrzną wpływającą do sekretariatu Biura Organizacyjno-Administracyjnego:
• przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP) oraz
• obsługuje korespondencję wpływającą do Zespołu Audytu Wewnętrznego
• organizuje spotkania i wizyty gości dyrektora i zastępcy dyrektora Biura
• obsługuje klientów zewnętrznych w sekretariacie Biura w zakresie udzielania informacji (bezpośrednio oraz telefonicznie)
• zapewnia obsługę organizacyjno-administracyjną pracowników Biura Organizacyjno-Administracyjnego i Zespołu Audytu Wewnętrznego m.in. w zakresie spraw kadrowych, rejestracji czasu pracy, zaopatrzenia materiałowego
• zabezpiecza sprawną organizację pracy sekretariatu dyrektora generalnego urzędu oraz sekretariatu Biura

Wymagania

Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe co najmniej 1 rok na stanowisku ds. obsługi sekretariatu
• znajomość zasad funkcjonowania jednostek administracji państwowej
• znajomość ustawy o służbie cywilnej i kodeksu etyki
• samodzielność
• dobra organizacja pracy
• rzetelność
• systematyczność
• asertywność, umiejętność argumentowania
• umiejętność efektywnej komunikacji
• umiejętność pozyskiwania informacji i ich właściwej interpretacji
• umiejętność obsługi komputera oraz urządzeń biurowych
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• posiadanie obywatelstwa polskiego
• korzystanie z pełni praw publicznych
• nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)

• doświadczenie zawodowe w jednostkach sektora finansów publicznych
• ukończony kurs sekretarki, asystentki
• przeszkolenie z obsługi klientów oraz z protokołu dyplomatycznego
• komunikatywna znajomość języka angielskiego, niemieckiego lub rosyjskiego
• wysoka kultura osobista
• kreatywność
• dyspozycyjność
• lojalność

Oferujemy

• dodatek stażowy (do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy)
• dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
• nagrody wypłacane z funduszu nagród uzależnione od osiąganych wyników pracy
• możliwość podnoszenia kwalifikacji i rozwoju zawodowego (szkolenia w oparciu o indywidualny program rozwoju zawodowego, dofinansowanie do studiów podyplomowych i kursów językowych)
• dofinansowanie do wypoczynku pracowników i dzieci pracowników
• możliwość otrzymania dofinansowania do różnych form aktywności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej (w tym kart sportowych)
• możliwość skorzystania z atrakcyjnej oferty ubezpieczenia grupowego
• stołówka pracownicza
• stojaki na rowery na terenie Urzędu
• praca w siedzibie Urzędu położonej w dogodnej lokalizacji w centrum miasta

Dostępność

• nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
• do składania ofert zachęcamy również osoby ze szczególnymi potrzebami.
• jako osoba ze szczególnymi potrzebami możesz je zgłosić na etapie składania dokumentów.
• jako osoba z niepełnosprawnością możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – złóż wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
  W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

Warunki pracy

• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz typowych urządzeń biurowych
• zadania wykonywane w siedzibie urzędu
• stałe godziny pracy (7.30-15.30)
• zagrożenia biologiczne typowe dla pracy z dokumentacją
• stanowisko pracy znajduje się na trzecim piętrze budynku biurowego wyposażonego w windy osobowe
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę z koniecznością przemieszczania się w pomieszczeniu po wymaganą dokumentację oraz do archiwum
• stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla stanowisk administracyjno- biurowych
• budynek posiada podjazd dla osób z niepełnosprawnościami
• klatka schodowa o normatywnej ilości stopni, z poręczami
• drzwi wejściowe do pokoi biurowych o szerokości 76 cm
• w budynku nie ma pomieszczeń higieniczno-sanitarnych przystosowanych dla osób z niepełnosprawnościami pomieszczenia dostępne są w sąsiednim budynku (dojście łącznikiem pomiędzy budynkami)

Dodatkowe informacje

• jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail)
• oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia
• oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru
• nie rozpatrzymy oferty, którą nadałeś po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert
• zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca
• złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów
• jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia przekaż komisji rekrutacyjnej przed rozpoczęciem testu wiedzy
• wzór wymaganych oświadczeń zamieszczony jest pod adresem: https://www.poznan.uw.gov.pl/sites/default/files/zalaczniki/oswiadczenia_dla_kandydatow_do_pracy_w_wuw.pdf
• APLIKUJ NA TO STANOWISKO ONLINE POPRZEZ FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY DOSTĘPNY NA STRONIE: www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy
• osoba zatrudniona na ww. stanowisku, zgodnie z art. 78 ust. 4 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, nie może łączyć zatrudnienia w służbie cywilnej z mandatem radnego
• rekrutacja może być przeprowadzona w trybie stacjonarnym, zdalnym/on-line lub hybrydowo
• wyniki naboru opublikowane będą po zakończeniu naboru w BIP KPRM, BIP WUW oraz w siedzibie Urzędu
• Iinformacje na temat Procedury zgłoszeń wewnętrznych w WUW w Poznaniu znajdują się na stronie: https://www.poznan.uw.gov.pl/sygnalista-regulacje-prawne

Planujemy następujące metody/techniki naboru:

• weryfikacja formalna ofert
• test wiedzy
• rozmowa kwalifikacyjna

Pracę możesz rozpocząć od: 2026-01-02

Twoja aplikacja musi zawierać (dokumenty niezbędne)

• CV i list motywacyjny
• kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o prywatności zamieszczoną na stronie Urzędu
• oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972r. lub później.
• oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz (dokumenty dodatkowe)

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Aplikuj do: 3 października 2025

• Aplikuj elektronicznie przez stronę:
  https://www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy/9125
• Lub w formie papierowej na adres:
  Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu
  Al. Niepodległości 16/18
  61-713 Poznań
  Punkt Informacyjny w holu Urzędu
  (z podaniem w ofercie nr ref. 91/25)

ZACHĘCAMY DO SKORZYSTANIA Z MOŻLIWOŚCI APLIKOWANIA ONLINE DOSTĘPNEJ NA STRONIE: www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy

Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego: 61 854 13 49, 61 854 10 18, 61 854 11 87, 61 854 19 91 lub mailowego na adres: rekrutacja@poznan.uw.gov.pl

Więcej o pracy na stronie urzędu: https://www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy

• Dokumenty należy złożyć do: 03.10.2025
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych
DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Informacja o prywatności (zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.)
zamieszczona została na stronie internetowej WUW pod adresem: www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy

Wzory oświadczeń
wzór oświadczeń dla kandydatów do pracy w WUW https://nabory.kprm.gov.pl/uploads/wzor-owiadcze-dla-kandydatow-do-pracy-w-wuw(1941).pdf