Inspektor

Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, obsługa urządzeń biurowych.

Praca w pomieszczeniach magazynowych, w których mogą występować zagrożenia dla zdrowia spowodowane np. niekorzystnym mikroklimatem pomieszczeń, zapyleniem, zagrożeniem biologicznym (grzyby, pleśń).

Budynek główny (siedziba urzędu) posiada wejścia z poziomu „0” dla osób poruszających się na wózkach, poprzez drzwi skrzydłowe ewakuacyjne otwierane przez ochronę budynku. Budynek posiada specjalne toalety dla osób niepełnosprawnych znajdujące się na parterze oraz na wybranych poziomach budynku.

Pozostałe budynki mogą stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo (brak podjazdów, niedostosowane windy i toalety, korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami).

Zakres zadań

• Prowadzi zbiory archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami – magazyn archiwalny w Warszawie przy ul. Konwaliowej 7 oraz magazyn archiwalny w Jeleniej Górze przy ul. 1 Maja 43 (kilka razy w roku)
• Koordynuje proces archiwizacji w PAA oraz raportuje przełożonym o stanie zasobów magazynów archiwalnych, zgodnie z obowiązującymi standardami
• Bierze udział w tworzeniu, zmianie i uzupełnieniu normatywów archiwalno – kancelaryjnych oraz w opracowaniu wewnętrznych regulacji związanych z archiwizacją dokumentacji
• Selekcjonuje dokumentację archiwalną (kat. A), która winna zostać przekazana do archiwum państwowego a następnie podejmuje działania przygotowawcze celem przekazania zasobu do archiwum państwowego; selekcjonuje w archiwum zakładowym dokumentację niearchiwalną (kat. B), której okres przechowywania upłynął (zgodnie z normatywami archiwalno-kancelaryjnymi) i przygotowuje wniosek do archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie; przygotowuje i przekazuje dokumentację do brakowania
• Weryfikuje i przyjmuje do archiwum zakładowego dokumentację spraw prowadzonych w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD PUW) oraz weryfikuje i przyjmuje do archiwum zakładowego dokumentację przyjętą na stan składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• Sporządza roczne sprawozdania z działalności archiwum zakładowego
• Udziela wyjaśnień z zakresu obsługi archiwum zakładowego pracownikom komórek organizacyjnych PAA, audytorom, kontrolerom wewnętrznym i zewnętrznym, ze szczególnym uwzględnieniem kontroli właściwych archiwów państwowych, sprawujących nadzór nad dokumentacją zgromadzoną w PAA
• Zastępuje pracowników kancelarii ogólnej PAA

Wymagania niezbędne

• Doświadczenie zawodowe / staż pracy: 2 lata doświadczenia / stażu pracy na stanowisku związanym z prowadzeniem spraw archiwum
• Ukończone szkolenie: Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia, zgodny z wymaganiami MPiPS, uprawniający do prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt
• Znajomość i umiejętność stosowania w praktyce przepisów aktów prawnych: ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi
• Znajomość zasad związanych z archiwizacją dokumentów
• Umiejętność dobrego organizowania pracy własnej
• Umiejętność współpracy
• Skrupulatność, cierpliwość, odpowiedzialność
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych (faks, niszczarka, kserokopiarka) oraz komputera, w tym pakietu MS Office, Internetu
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność obsługi programu EZD – PUW (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego)