Inspektor

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• umowa na czas określony (12 m-cy w ramach ustawy o służbie cywilnej) z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony,
  
• stres związany z działaniem pod presją czasu,
  
• dyspozycyjność, odbywanie wyjazdów służbowych na terenie kraju,
  
• możliwość pracy w godzinach nadliczbowych,
  
• obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych,
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca w pomieszczeniach biurowych z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
  
• budynek zaopatrzony jest wyłącznie w schodołaz umożliwiający transportowanie wózka inwalidzkiego,
  
• budynek nie spełnia wymogów dotyczących podjazdów, wind, toalet dla osób  niepełnosprawnych (spełnia wyłącznie na parterze).
  

Zakres zadań

• Przyjmuje i rejestruje dokumenty w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą (w tym korespondencję niejawną) w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Oddziale.
• Monitoruje i koordynuje prawidłowość czynności kancelaryjnych realizowanych w Oddziale, w tym sporządza i redaguje pisma z zakresu koordynacji czynności kancelaryjnych Oddziału w celu należytego stosowania instrukcji kancelaryjnej.
• Udziela pracownikom Oddziału informacji i pomocy w zakresie funkcjonalności działania systemu EZD w celu wspomagania działania systemu i edukacji pracowników w zakresie dobrych praktyk.
• Obsługuje pocztę przychodzącą i wychodzącą w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją w celu odzwierciedlenia obiegu dokumentacji, zachowania terminowości.
• Obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu kancelarii, sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy i szybkiego przekazania poleceń Dyrekcji Oddziału.
• Obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli w celu właściwej obsługi kancelarii i organizacji pracy.
• Archiwizuje i przekazuje akta spraw wytworzonych w kancelarii, listy nadawcze, składy chronologiczne do archiwum w celu zapewnienia właściwe o obie u dokumentów w Oddziale.
• Udziela klientom zewnętrznym informacje i kieruje strony do merytorycznych wydziałów celem załatwienia przedmiotowych spraw należących do kompetencji Oddziału

Wymagania niezbędne

• Znajomość zasad obiegu dokumentów, znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, podstawowa znajomość KPA, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych
• Kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja.
• Umiejętność obsługi komputera, w tym biegle pakietu MS Office.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie - obsługa poczty w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją
• Poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.