Kierownik Biura

Opis stanowiska

Misja

• wsparcie pracy Prezesa w zakresie administracji,
• tworzenie i utrzymywanie sprawnie funkcjonującego biura,
• organizowanie i nadzorowanie pracy pracowników biura w celu stwarzania warunków do osiągania maksymalnej wydajności kosztowej oraz produktywności firmy,
• organizowanie i nadzorowanie pracy pracowników biura w celu maksymalnie efektywnej obsługi klientów.

Zakres obowiązków:

• koordynacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej (także e-maili i faksów),
• nadzorowanie archiwum biura,
• zaopatrzenie biura w materiały biurowe, wyposażenie oraz urządzenia biurowe,
• odbieranie telefonów,
• organizowanie prawidłowego przepływu informacji,
• dystrybucja poczty wśród pracowników,
• uaktualnianie wewnętrznych numerów telefonów i adresów,
• nadzór nad prawidłowością i spójnością dokumentów wewnętrznych Spółki,
• kontaktowanie się z biurami tłumaczeń i innymi współpracującymi firmami,
• współpraca z doradcami prawnymi, bankami, firmami ubezpieczeniowymi (monitoring należności) i innymi instytucjami zewnętrznymi,
• przygotowanie oraz opiniowanie umów handlowych,
• planowanie, organizowanie i nadzorowanie pracy podległych pracowników biura,
• przygotowanie wewnętrznych aktów prawnych, tj. zarządzeń, aneksów, poleceń służbowych oraz różnych pism urzędowych,
• przygotowanie procedur obowiązujące dla wszelkich czynności biurowych,
• przygotowanie zestawień wydatków dla księgowości oraz Prezesa Zarządu,
• prowadzenie i koordynacja spraw administracyjno-gospodarczych firmy,
• kontrolowanie wydatków biurowych,
• dbanie o realizację w terminie wszelkiego rodzaju rozliczeń,
• wykonywanie innych poleceń służbowych przełożonego.

Wymagania

• wykształcenie wyższe albo średnie,
• bardzo dobra znajomość języków obcych w mowie i piśmie albo gotowość i predyspozycja do uczenia się – angielski, rosyjski (litewski będzie dodatkowym atutem),
• doświadczenie na podobnym stanowisku w prowadzeniu biura,
• dobra znajomość prawa cywilnego, handlowego oraz zasad funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
• rzetelność, uczciwość, odpowiedzialność,
• bardzo dobre umiejętności organizacyjne i interpersonalne,
• komunikatywność,
• odporność na stres,
• umiejętność uczenia się, chęć rozwoju,
• bardzo dobra znajomość obsługi Pakietu MS Office w środowisku Windows (szczególnie Word i Excel); znajomość programu MS Navision, MS Dynamics będzie dodatkowym atutem,
• prawo jazdy kat. B.

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie w koncernie międzynarodowym,
• stabilne wynagrodzenie,
• praca pełna wyzwań,
• szkolenia, moźliwość rozwoju.

Data rozpoczęcia pracy: jak najszybciej