Office Manager

Opis stanowiska

• prowadzenie kalendarza, umawianie spotkań biznesowych, kontakt z interesantami UP, PP, UK
• prowadzenie harmonogramu, realizowanie prac administracyjno-biurowych oraz marketingowych, dotrzymywanie ustalonych terminów
• sporządzanie instrukcji, procedur i regulaminów w zakresie czynności biurowych
• sporządzenie oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej oświadczeń o zamiarze powierzenia pracy dla cudzoziemców
• tworzenie umów, kontraktów i pism w zakresie prowadzonej przez pracodawcę działalności
• archiwizacja dokumentów, odpowiedzialność za prawidłowy obieg dokumentów oraz za sprawny przepływ informacji
• planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura
• kontakt z instytucjami, z dostawcami urządzeń biurowych, materiałów piśmienniczych, serwisowanie sprzętu, koordynacja przesyłek kurierskich, korespondencji przychodzącej i wychodzącej (także e-maili), rezerwacja biletów, noclegów, organizacja badań lekarskich, BHP, kontakty z biurami tłumaczeń i innymi współpracującymi firmami
• planowanie i nadzorowanie zaopatrzenia w materiały biurowe, wyposażenia i urządzeń biurowych
• rekrutacja pracowników niższego szczebla
• uaktualnianie wewnętrznych numerów telefonów i adresów, dostępów, zarządzanie listą sprzętu biurowego
• zestawienie wydatków dla księgowości
• prowadzenie działań windykacji w stosunku do dłużników spółki na etapie przed-sądowym, współpraca z kancelarią prawną
• tłumaczenia i redagowanie ofert pracy, a także dokumentów związanych z pracą biura/zarządu
• sporządzanie raportów z zrealizowanych celów krótko i długoterminowych (raporty dzienne, miesięczne)
• przestrzeganie oraz kontrola procedur wewnętrznych

Wymagania

• minimum 2 letnie doświadczenie w prowadzeniu biura na stanowisku office manager ,  
• biegły język rosyjski  i ukraiński , biegły język polski , 
• podstawowa wiedza z zakresu prawa pracy oraz ustawy o zatrudnieniu pracowników tymczasowych, oraz zatrudniania obcokrajowców
• samodzielność w prowadzeniu powierzonych spraw i projektów;
• gotowość do pracy pod presją czasu, komunikatywność i dokładność w realizacji zadań
• praktyczna znajomość pakietu MS Office
• czynne prawo jazdy kat. B

Oferujemy

• zatrudnienie w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku w pełnym wymiarze godzin
• atrakcyjne warunki zatrudnienia
• wynagrodzenie minimum 2500 netto + premia zależna od wyników pracy
• w pełni wyposażone stanowisko pracy ( telefon , laptop )
• zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę
• współudział w realizacji ciekawych i ambitnych projektów dających możliwość rozwoju 
• praca w zgranym i ambitnym międzynarodowym zespole