Referent

Warunki pracy

Praca w siedzibie Inspektoratu oraz na terenie województwa opolskiego, Prowadzenie samochodu służbowego kat. B. Praca wykonywana w biurze, w terenie oraz w archiwum. Kontakt z dokumentami, które mogą być zagrożone mikrobiologicznie (kurz, grzyb, pleśń, bakterie). Praca w pomieszczeniu, gdzie występują roztocza kurzu domowego, z ograniczeniem dostępu światła dziennego.  Dźwiganie (przemieszczanie towarów zgodnie z normą). Praca umysłowa wykonywana w pozycji siedzącej. Praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie. Praca z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych. Gotowość do wyjazdów służbowych. Współpraca z klientem zewnętrznym. Stres związany z obsługą klienta. Zagrożenie korupcją. Praca na wysokości do 3 metrów.

Siedziba Inspektoratu obejmuje piętrowy budynek. Biuro usytuowane na I piętrze. Archiwum usytuowane na parterze.  Poruszanie się po budynku może stanowić barierę dla osób mających trudności z poruszaniem się po schodach (brak windy). Budynek wyposażony w podjazd.

Zakres zadań

• obsługuje sekretariat Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu,
• przesyła i ewidencjonuje korespondencję i przesyłki,
• segreguje i przekazuje korespondencję do poszczególnych Działów i Oddziałów Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu,
• prowadzi sprawy kancelaryjne,
• rejestruje pocztę przychodzącą w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją,
• prowadzi skład chronologiczny dokumentów Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu,
• przygotowuje pisma związane z tematyką Działu Administracyjnego oraz przepisuje pisma wychodzące z Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu,
• prowadzi rejestry np. upoważnień,
• przygotowywuje dokumentację do przekazania do archiwum zakładowego,
• prowadzi archiwum zakładowe,
• współpracuje z jednostkami naukowymi, organami administracji rządowej, organami administracji samorządowej i innymi instytucjami w zakresie prowadzonych spraw,
• ściśle współpracuje z Opolskim Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu w sprawach bieżących.

Wymagania niezbędne

• Znajomość przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa
• Znajomość przepisów ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość przepisów dotyczących instrukcji kancelaryjnej i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Znajomość przepisów KPA
• Umiejętność obsługi komputera
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów
• Umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych
• Odporność na stres
• Komunikatywność
• Prawo jazdy kat. B
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Doświadczenie w obsłudze sekretariatu
• Doświadczenie w prowadzeniu archiwum zakładowego
• Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia
• Dyspozycyjność
• Terminowość
• Rzetelność