Referent

Warunki pracy

- praca kancelaryjno-biurowa

- stanowisko pracy wyposażone w komputer stacjonarny i inne urządzenia biurowe,
- praca przy monitorze komputerowym powyżej 4 godzin dziennie,
- praca przy sztucznym oświetleniu,
- stanowisko pracy zlokalizowane jest na I- piętrze (budynek 1 piętrowy)
- konieczność poruszania się między kondygnacjami, brak dźwigu osobowego,
- brak specjalistycznych urządzeń, umożliwiających pracę osobom niewidomym, głuchoniemym oraz niedosłyszącym.

Zakres zadań

• Przyjmowanie, segregowanie, skanowanie, rejestrowanie (nadawanie RPW) i uzupełnianie metadanych w systemie EZD korespondencji wpływającej do Archiwum
• Obsługa sekretariatu. Wykonywanie prac zleconych przez Dyrektora i jego zastępcę - przygotowywanie zarządzeń, aneksów, przepisywanie i redagowanie pism oraz przygotowywanie ich do podpisu
• Przyporządkowywanie korespondencji do odpowiednich haseł z jednolitego rzeczowego wykazu akt i przekazywanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych
• Udzielanie informacji osobiście i telefonicznie o sposobie załatwiania sprawy przez Archiwum. Przyjmowanie podań interesantów, współpraca z komórkami organizacyjnymi załatwiającymi sprawy tych interesantów
• Ekspedycja oraz ewidencja wysyłanej korespondencji
• Odbieranie i wysyłanie poczty elektronicznej. Wykonywanie kserokopii dokumentacji i nadawanie faksów
• Przygotowywanie akt celem przekazania do archiwum zakładowego
• Obsługa dyrektora i jego gości, obsługa zebrań, narad, spotkań

Wymagania niezbędne

• biegła obsługa komputera
• komunikatywność i umiejętność pracy w zespole
• dobra organizacja pracy i samodzielność
• wysoka kultura osobista i pozytywne nastawienie do ludzi
• radzenie sobie w pracy pod presją czasu i odporność na stres
• dokładność i dbałość o szczegóły
• inicjatywa i zaangażowanie w wykonywaniu obowiązków
• uczciwość, rzetelność
• doświadczenie w kontaktach z klientem
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs kancelaryjno-archiwalny
• znajomość obsługi urządzeń biurowych
• znajomość problematyki archiwalnej
• znajomość bezdziennikowego systemu kancelaryjnego
• znajomość systemu EZD, platformy EPUAP