Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa


• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa)

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• użytkowanie sprzętu biurowego


• praca siedząca przed komputerem z monitorem ekranowym,


• budynek Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez zapewnienie odpowiedniej szerokości ciągów komunikacyjnych, odpowiedniej szerokości drzwi, braku progów na ciągach komunikacyjnych i do pomieszczeń biurowych, wyłożenie na ciągach komunikacyjnych wykładziny antypoślizgowej, dostosowanie toalet, platformy przyschodowe zamontowane są przy schodach wewnętrznych prowadzących z holu głównego na korytarze parteru


• budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo, ze względu na korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami

Zakres zadań

• Przyjmuje, rejestruje, rozdziela i przedkłada do dekretacji dyrektora Departamentu i zastępcy dyrektora korespondencję z zakresu instrumentów finansowych PROW 2014–2020 oraz pomocy technicznej PROW 2014–2020, PO RYBY 2014–2020, PS WPR i programu „Fundusze Europejskie dla Rybactwa” na lata 2021-2027, a także w zakresu działalności promocyjnej, wpływającą do Departamentu, oraz kompletuje i rozdziela dokumenty do podpisu dyrektora Departamentu i zastępców dyrektora,
• Prowadzi ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Departamentu dot. instrumentów finansowych PROW 2014–2020 oraz pomocy technicznej PROW 2014–2020, PO RYBY 2014–2020, PS WPR oraz pomocy technicznej programu „Fundusze Europejskie dla Rybactwa” na lata 2021-2027 a także dotyczącą działalności promocyjnej, rejestr interesantów, skarg, wniosków, listów i petycji wpływających do Departamentu oraz rejestr delegacji służbowych dyrektora i zastępy dyrektora Departamentu oraz pracowników Departamentu,
• Prowadzi terminarz spotkań i posiedzeń dyrektora i zastępy dyrektora Departamentu oraz informuje o terminach załatwienia spraw w Departamencie,
• Przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno – recepcyjnym spotkania z interesantami i beneficjentami pomocy technicznej PROW 2014-2020, PS WPR, PO RYBY 2014-2020 i programu „Fundusze Europejskie dla Rybactwa” na lata 2021-2027,
• Redaguje na polecenie dyrektora Departamentu i zastępcy dyrektora pisma dotyczące pomocy technicznej PROW 2014-2020, PS WPR, PO RYBY 2014-2020 i programu „Fundusze Europejskie dla Rybactwa” na lata 2021-2027,
• Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne oraz pilnuje terminowego załatwiania spraw zlecanych pracownikom Departamentu przez dyrektora Departamentu i zastępcę dyrektora,
• Prowadzi sprawy w zakresie sporządzania raportów z list obecności pracowników Departamentu, w tym ewidencję urlopów, delegacji służbowych i innych nieobecności w pracy, oraz prowadzi książki wyjść i książki ewidencji czasu pracy poza wyznaczonymi godzinami,
• Zaopatruje Departament w niezbędne materiały biurowe.

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (co najmniej poziom A1)
• Znajomość funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość zasad funkcjonowania Ministerstwa
• Znajomość podstawowych zagadnień z zakresu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• 6 miesięcy doświadczenia w pracy na stanowiskach związanych z obsługą sekretariatu
• Znajomość języka angielskiego na poziomie bardzo dobrym
• Przeszkolenie z zakresu obsługi kancelaryjnej
• Znajomość arkusza kalkulacyjnego MS Excel