Sekretarz

Warunki pracy

• Praca administracyjno-biurowa


• Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie


• Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w urzędach

Zakres zadań

• Wykonuje czynności kancelaryjne, w szczególności odbiera przesyłki z kancelarii, obsługuje elektroniczny system zarządzania dokumentacją, zarządza korespondencją, w tym przekazuje ją do dekretacji i rozdziela po dekretacji, przekazuje korespondencję wychodzącą do wysyłki, monitoruje terminy załatwienia spraw.
• Prowadzi sprawy w obszarze obsługi finansowo-budżetowej departamentu, w szczególności planuje wydatki na zadania realizowane w departamencie, określa zapotrzebowanie oraz rozlicza wydatki m.in. w zakresie delegacji służbowych pracowników departamentu, obsługi spotkań i seminariów, zapewnia usługi cateringowe na spotkania i posiedzenia organizowane przez departament.
• Prowadzi sprawy administracyjno-kadrowe departamentu, obsługuje elektroniczny system kadrowy KomaeHR i eRCP w zakresie czasu pracy i absencji pracowników (w tym urlopów, zwolnień lekarskich, szkoleń pracowników).
• Sporządza wnioski o nadanie/modyfikację uprawnień do EZD, sporządza upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
• Prowadzi sprawozdawczość w zakresie prac i funkcjonowania departamentu, w tym wymagającą pozyskiwania i przetwarzania danych i informacji od wszystkich komórek wewnętrznych.
• Prowadzi terminarz spotkań oraz narad kierownictwa departamentu, uzgadnia terminy i obsługuje spotkania, komitety i narady organizowane przez departament.
• Prowadzi sprawy związane z obsługą delegacji służbowych kierownictwa departamentu.
• Prowadzi kancelarię materiałów zastrzeżonych.

Wymagania niezbędne

• Szczególne uprawnienia: poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze uzyskania tego poświadczenia
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość ustawy o finansach publicznych
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętność analizowania informacji
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Umiejętność współpracy w zespole
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe