Sekretarz

Warunki pracy

1. Charakter stanowiska :

• duże obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych


• częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym

2. Sposób wykonywania zadań:

• praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego


• wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentacji, w tym umieszczonych w szafach z koniecznością użycia drabiny

W budynku znajdują się między innymi: udogodnienia dla osób niewidomych i słabowidzących - kontrastowe oznakowania, beacon systemu YourWay, oznakowania pomieszczeń z możliwością głosowego odczytu, dla osób mających problemy ze słuchem  - przenośna pętla indukcyjna, można również skorzystać z usługi tłumacza polskiego języka migowego online.

Wejście do budynku oraz komunikacja pomiędzy kondygnacjami, odbywa się wyłącznie po schodach, brak udogodnień dla osób mających trudności w poruszaniu się, szczególnie dla osób poruszających się na wózkach.    

Zakres zadań

• Kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję do podpisu Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w departamencie.
• Rejestruje w systemie informatycznym wpływającą i wychodzącą korespondencję, odbiera na bieżąco pocztę elektroniczną, sporządza propozycje dekretacji i przedkłada je do aprobaty Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora Departamentu oraz sporządza standardowe pisma w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów oraz wsparcia bieżącej pracy osób kierownictwa departamentu.
• Planuje, organizuje i koordynuje terminarz spotkań, narad i wyjazdów oraz informuje o terminach załatwiania spraw w departamencie w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora, Zastępcom Dyrektora oraz pracowników departamentu.
• Współpracuje z koordynatorem w procesie przekazywania spraw Departamentu do archiwum zakładowego, w tym przyjmuje od pracowników akta spraw zakończonych, sprawdza je pod kątem poprawności i kompletności i archiwizuje je w celu przekazania do archiwum zakładowego.
• Przekazuje informacje od Dyrektora i jego Zastępców współpracując w tym zakresie z sekretarzamib telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników w celu wsparcia bieżącej pracy w Departamencie i Urzędzie.
• Redaguje pisma na polecenie Dyrektora Departamentu i przepisuje projekty decyzji w oparciu o dokumenty przedłożone przez Dyrektora, Zastępców Dyrektora lub pracowników Departamentu w celu wsparcia ich realizacji zadań.
• Koordynuje proces zaopatrzenia w materiały biurowe, w tym zamawia, przyjmuje, rozdziela materiały biurowe dla pracowników Departamentu w celu zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania.
• Kontroluje prawidłowości wniesionych opłat skarbowych oraz sporządza kwartalne sprawozdania w celu realizacji zadań ustawowych w tym zakresie.

Wymagania niezbędne

• Ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Ogólna wiedza o funkcjonowaniu administracji publicznej
• Dobra znajomość zasad obiegu korespondencji w administracji publicznej
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie archiwizacji akt
• Umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstu oraz arkusza kalkulacyjnego
• Umiejętność obsługi poczty elektronicznej i Internetu
• Skuteczna komunikacja
• Rzetelność i terminowość
• Umiejętność współpracy
• Organizacja pracy własnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie średnie - administracyjno-biurowe
• Przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej