Specjalista/specjalistka

Warunki pracy

1. Praca o charakterze administracyjno - biurowym w godzinach od 7.30 do 15.30 w siedzibie tutejszej jednostki.
2. Stanowisko pracy zlokalizowane jst na I piętrze budynku.
3. Oświetlenie naturalne i sztuczne.
4. Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie.
5. Stres związany z kontrolami prowadzonymi przez organy zewnętrzne i wewnętrzne oraz niekiedy presją czasu.
6. Narzędzia i materiały pracy – komputer, kserokopiarka, drukarka, skaner i inne urządzenia biurowe.
7. Praca lekka z przewagą wysiłku umysłowego, samodzielna i wymagająca koncentracji.
8. Pomieszczenie klimatyzowane.
9.Toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych, brak windy w budynku–konieczność poruszania się po budynku.

Zakres zadań

• prowadzi kancelarię ogólną Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Wolsztynie, w tym przyjmuje, rejestruje, rozdziela i wysyła korespondencje w systemach kancelaryjnych wykorzystywanych w Komendzie;
• prowadzi sekretariat Komendanta Powiatowego PSP w Wolsztynie, organizuje obieg informacji i dokumentów oraz zapewnia obsługę korespondencji i kontaktów Komendanta;
• prowadzi kalendarz spotkań Komendanta Powiatowego PSP w Wolsztynie i czuwa nad jego realizacją;
• udziela informacji interesantom oraz kieruje ich do właściwych komórek organizacyjnych;
• obsługuje elektronicznie systemy komunikacji i obiegu dokumentów, w szczególności EZD, e- Doręczenia, ePUAP, pocztę elektroniczną;
• prowadzi sprawy związane z przyznawaniem świadczeń ratowniczych na podstawie ustawy o ochotniczych strażach pożarnych, w tym obsługuje system informatyczny wykorzystywany do realizacji tych zadań;
• prowadzi dokumentację dotyczącą dyscypliny służby i pracy oraz ewidencjonuje czas pracy pracowników i funkcjonariuszy;
• prowadzi kronikę Komendy Powiatowej PSP w Wolsztynie;
• realizuje zadnia związane z archiwizacją dokumentów wytworzonych na stanowisku pracy oraz prowadzenie archiwum zakładowego;
• współpracuje i prowadzi sprawy w zakresie kadrowym na polecenie przełożonych w ramach wewnątrz wydziałowego zastępstwa, w tym prowadzenie ewidencji raportów i kart urlopowych funkcjonariuszy i pracowników;
• realizuje zadania z zakresu skarg i wniosków, w tym prowadzi ich ewidencje;
• przygotowuje projekty zaproszeń, listów okolicznościowych, wykazów gości, materiałów informacyjnych i standardowych pism;
• zapewnia obsługę organizacyjną uroczystości, narad, odpraw i konferencji organizowanych przez Komendę;
• opracowuje dane do sprawozdań, analiz i planów w zakresie wykonywanych zadań.

Wymagania niezbędne

• Znajomość obsługi komputera oraz pakietów MS Office
• znajomość przepisów prawa pracy, kodeksu postępowania administracyjnego, Ustawy o Państwowe Straży Pożarnej, ustawy o służbie cywilnej
• Doświadczenie zawodowe praca/staż w administracji w sektorze publicznym lub prywatnym
• Myślenie analityczne
• Rzetelność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• prawo jazdy kat.B
• obsługa urządzeń biurowych
• umiejętność pracy w zespole, umiejętności interpersonalne, łatwość nawiązywania kontaktów